Грамотный онбординг на 82% увеличивает вероятность того, что новичок надолго останется в компании. Адаптация помогает погрузить сотрудников в специфику новой должности, снижая стресс и увеличивая продуктивность. Чтобы сократить текучесть, важно показать заботу, и сделать это можно с помощью чат-ботов.
Мы автоматизировали часть процесса адаптации, чтобы наши новички чувствовали поддержку на протяжении всего испытательного периода. Как мы пришли к такой идее? Как боты помогают нам в работе? Какие результаты мы получили? Об этом и не только рассказываю в статье.
Примечание редакции: в декабре 2022 мы в HR Messenger проводили премию «Супергерой HR Messenger» — команда ГК «Поликлиника.ру» стала финалистом в номинации «Лучшая адаптация чат-ботом». Читайте статью о том, как прошла премия — там мы собрали лучшие кейсы наших клиентов.
Задача: снизить текучесть и вовлечь новичков
ГК «Поликлиника.ру» — крупная сеть частных клиник, численность персонала которой составляет более 2000 человек: врачи, средний медицинский персонал, администраторы и т.д. Ежемесячно мы нанимаем около 100 сотрудников, в основном — молодых специалистов. Перед нами стояла задача вовлечь и удержать их, чтобы снизить текучесть, а также сделать так, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя частью большой команды. Поэтому в рамках адаптации мы помогаем нашим новичкам освоиться и проводим Welcome-тренинги, где знакомим с компанией и рассказываем о правилах, обучающих курсах, бонусах для сотрудников и т.д.
![Один из слайдов нашей презентации для Welcome-тренинга](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/02/photo_2023-02-21_13-30-59.jpg)
У нас много сменных сотрудников, им не всегда удаётся очно посещать такие встречи, а обзвон 100 новичков для получения обратной связи о процессе онбординга — трудозатратная задача. Мы задумались о внедрении инструмента, который будет связываться с новичками онлайн, сопровождать их и погружать в процессы работы, а также собирать обратную связь и передавать её HR-специалистам.
![Вызовы адаптации](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/02/Поликлиника-05-1-1024x489.jpg)
Мы уже использовали HR Messenger для автоматизации рекрутинга, и наш операционный директор предложил попробовать внедрить его и в процессы адаптации.
Решение: чат-бот Алина для адаптации
Для чат-бота мы разработали дружелюбный сценарий с обращением на «ты» и, чтобы очеловечить, даже дали ему имя — Алина.
![Чат-боту дали имя — Алина, а текст сценария старались делать максимально дружелюбным](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/02/1_верт.jpg)
Первые три дня мы задаём новичку вопросы административного характера, чтобы убедиться, что у него все в порядке с документами и отношениями с руководителем.
![Для начала бот задает административные вопросы, например, по оформлению трудового договора](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/02/2023-01-12_13-15-46.png)
Спрашиваем у новичка, что ему интересно узнать.
![Чтобы у новичка было больше желания общаться, бот спрашивал, что ему было бы интереснее узнать](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/02/2023-01-12_14-52-25.png)
После первой недели, а затем раз в месяц бот возвращается и мониторит, насколько новичку комфортно работать на новом месте.
![Чат-бот проводит небольшие опросы, чтобы узнать, как новичок чувствует себя в команде в течение всего периода адаптации](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/02/2023-01-12_15-16-43.png)
На каждом этапе бот предлагает пообщаться с HR-специалистом — если у него возникли вопросы, сотруднику приходит уведомление на почту с просьбой связаться.
![На случай, если возникли вопросы, бот предлагает пообщаться с HR-специалистом](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/02/2023-01-12_15-32-18.png)
А в завершении адаптации мы через чат-бота узнаём мнение нового сотрудника о рабочих процессах и о нашем помощнике.
![В конце адаптации мы спрашиваем, все ли хорошо и что можно улучшить](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/02/2_верт.jpg)
Пока новички под присмотром чат-бота, HR-специалисты могут заниматься другими задачами. Время от времени HR-менеджеры заходят в чат-бота и мониторят действия новичков: кто на каком этапе остановился, отвечают ли на вопросы Алины и т.д.
Результаты: конверсия воронки адаптации — 54%
Про чат-бота по адаптации мы рассказываем на Welcome-встречах, говорим, что это наша помощница и просим не обижать Алину. Мы заметили тенденцию, что раньше на такие технологии реагировали с опаской, а сейчас уже привыкли и спокойно общаются с чат-ботом. Кроме того, новички отвечают на вопросы чат-бота более открыто, чем при общении с HR-специалистом.
![](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/02/Frame-34-2-1024x568.jpg)
Также чат-боты собирают аналитику — автоматизированные отчёты получаются более точные, чем ручные. Конверсия по чат-боту составляет 54%, а текучесть персонала во время испытательного срока снизилась в среднем на 55%. Это хорошие показатели: и они говорят о том, что общение через мессенджер для молодого персонала более комфортно, чем телефонный разговор.
![До конца адаптации с Алиной доходит 54% — это хороший результат](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/02/Поликлиника-07-1024x523.jpg)
Советы по внедрению чат-ботов
В каждой компании свои требования и цели, поэтому я расскажу о том, что помогло нам разработать сценарий и запустить чат-ботов в процесс адаптации:
- Изучите целевую аудиторию. Узнайте, какая она: какой средний возраст, что для неё важно, какие основные ценности и т.д. Проведите анализ, на каком языке готовы разговаривать ваши кандидаты: на формальном или дружеском.
- Определите основные цели адаптации. Задайте себе вопрос: для чего вы хотите автоматизировать процесс? Цели могут быть разные, например, экономия времени или бюджета.
- Определите проблемные места. Так вам будет гораздо проще понять, какие методы использовать для работы с ними.
- Опишите взаимодействие новичков с чат-ботами. Чему они должны научиться при взаимодействии с инструментом, что они должны узнать, какая для них будет польза?
- Спланируйте, сколько времени бот будет общаться с сотрудником. На сколько недель/месяцев будет рассчитан сценарий, как часто чат-бот будет писать, как часто бот должен узнавать самочувствие сотрудника и так далее.
- Замеряйте аналитику. Аналитика поможет выявить проблемные места и новые боли сотрудников.
![Советы по внедрению чат-ботов](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/02/Поликлиника-06-1024x489.jpg)
Чат-боты помогают вовлекать новичков
Чат-боты помогают нам на всём пути сотрудника в компании — мы используем их не только в рекрутинге и адаптации, но и в exit-интервью. Благодаря результатам опросов по адаптации и exit-интервью мы знаем, в какую сторону нам нужно совершенствоваться, чтобы сотрудникам было комфортнее работать в нашей компании. В планах на ближайшее будущее — использовать ботов для развёрнутой оценки наставников.