Кейс LIME: как с помощью чат-бота расширили воронку найма в текущий период дефицита кадров

Кейс: LIME

Отток населения и результат демографической ямы 90-ых привёл рынок найма к дефициту кадров. На сегодняшний день уровень безработицы упал до рекордных показателей — 2,9%*. «Снизился поток кандидатов, долго закрываются вакансии, нет подходящих соискателей», — такие последствия отмечают многие HR-специалисты. 

Мы поговорили с представителями компании LIME: с Юлией Курицыной, ведущим менеджером по компенсациям и льготам, и Ириной Падуниной, ведущим менеджером по подбору персонала, и узнали, как они выходят из ситуации с помощью чат-ботов.  

Проблема: открытых вакансий намного больше, чем кандидатов 

LIME — это бренд женской, мужской и детской одежды, обуви и аксессуаров, созданный в 2008 году. Сейчас у компании более 80 магазинов в России и за её пределами, а общая численность сотрудников составляет около 2700 человек.

LIME находится на стадии трансформации: если раньше магазины были только 200-500 квадратных метров, то сейчас открываются новые локации в формате Family Stores площадью до 3000 квадратных метров. Также увеличивается и штат: если раньше команды магазинов состояли из 10-25 человек, то сейчас, с изменением концепта, их численность доходит до 120 человек.

Рост потребностей в кандидатах

Команда Talent Acquisition состоит из трёх направлений: подбор сотрудников в Retail, бэк-офис и склад. Если говорить о Retail, то одна из постоянных позиций в поиске — это продавец-консультант. Подбор в магазины LIME ведётся на все города и страны.

Чтобы помочь рекрутерам обрабатывать отклики, решили внедрить инструмент автоматизации. Тогда команда подбора проанализировала HR-метрики, провела обзор новшеств, изучила, какие инструменты используют компании, чтобы качественно подбирать персонал, и составила требования к инструменту автоматизации перед его внедрением:

  • Адаптируемость под целевую аудиторию. Чтобы привлечь нужных кандидатов, нужно было говорить на языке целевой аудитории.  
  • Возможность выбора мессенджера для общения. Сейчас большинство соискателей используют мессенджеры, поэтому важно было исходить из портрета аудитории: учесть, где коммуникация будет наиболее актуальна, привычна и удобна для кандидатов и сотрудников.
  • Влияние на конкурентоспособность и HR-бренд. Конкуренция за кандидатов растёт, рынок меняется и требует автоматизации — команде подбора нужен был инструмент, чтобы соответствовать требованиям.
Требования к инструменту для автоматизации
Цитата: Юлия Курицына

Так, в начале 2022 года, когда с рынка ушло большинство работодателей-конкурентов, команда подбора внедрила чат-ботов от HR Messenger и автоматизировала обработку откликов. Но спустя год отдел подбора начал чувствовать на себе последствия демографической ямы и оттока соискателей: количество откликов уменьшилось, поток кандидатов сократился, а потребность в персонале только увеличивалась. И, если смотреть на статистику сейчас, то на одну открытую вакансию приходится около двух кандидатов со всего рынка в розничном секторе.  

Боли команды масснайма

Команда подбора нашла альтернативный способ и начала использовать чат-ботов как источник привлечения кандидатов, чтобы увеличить количество соискателей.

Решение: QR-коды с баннерами, реферальная программа и обработка откликов в периоды высокой активности кандидатов

Команда подбора совместно с отделом маркетинга разработала баннеры с QR-кодами, которые ведут на портал вакансий. Также чат-боты собирают рекомендации по реферальной программе и с помощью интеграции обрабатывают отклики с Авито Работы и HeadHunter.

источники привлечения кандидатов

QR-коды, ведущие на портал вакансий

Чтобы привлекать дополнительный поток кандидатов, команда разместила баннеры с QR-кодами, ведущими на портал вакансий (страница, на которой размещены все открытые вакансии компании), в примерочных, на кассах магазинов и на стендах при открытии новых магазинов, где проходит основной трафик.

Отсканировав QR-код, кандидат попадает на страницу, где выбирает город и магазин, в котором хочет работать, и откликается на вакансию. 

Портал вакансий компании LIME, при отклике кандидат попадает в диалог с ботом
Портал вакансий компании LIME, при отклике кандидат попадает в диалог с ботом

При отклике на вакансию соискатель попадает в диалог с чат-ботом — он представляется, рассказывает об условиях позиции, а потом проводит опрос по требованиям к вакансии и узнаёт, насколько кандидат им соответствует.

Уже после знакомства с кандидатом бот спрашивает про удобное время для собеседования и предупреждает о том, что предварительно с кандидатом свяжется HR-специалист.

Реферальная программа как способ агрегирования рекомендаций

Изначально реферальную программу запустили, чтобы создать дополнительный трафик кандидатов. Рефералов привлекают с помощью QR-кодов на баннерах в стаффинговых зонах и ссылок в группах для сотрудников в соцсетях.

Реферальная программа

Сотрудник сканирует QR-код или проходит по ссылке и попадает в диалог с ботом, где узнаёт условия реферальной программы и делится контактами человека, которого он бы хотел порекомендовать на вакансию. После бот запрашивает данные самого рефера, чтобы позже связаться с ним для вознаграждения. 

Команда подбора связывается с рефералами также через чат-бота. Как это происходит: для начала чат-бот представляется рефералу и рассказывает об условиях вакансии, задает стандартные вопросы по вакансии, уточняет город, желаемый магазин для работы, а также контакты реферала и рефера. 

После опроса чат-бот спрашивает удобное время для проведения собеседования и предупреждает, что с рефералом свяжется HR-специалист. 

Обработка откликов с работных сайтов при увеличении потока кандидатов

Вакансию продавца-консультанта команда выкладывает на HeadHunter и Авито Работу, с которыми подключена интеграция. Когда кандидат откликается на вакансию, чат-боты самостоятельно связываются с кандидатами, находящимися на заданном статусе, и проводят опрос по требованиям к вакансии, выполняя роль первичного фильтра. 

HR-специалисты создали отдельного чат-бота на каждый магазин, чтобы можно было отслеживать конверсию по каждому городу или магазину.

Отдельный бот под каждый город или магазин помогает более точно оценить конверсию

При отклике кандидата бот рассказывает об условиях вакансии, задает стандартные вопросы и спрашивает, какие условия привлекли кандидата. Если в городе много магазинов, кандидат может выбрать подходящую локацию прямо через чат-бота. 

Далее бот предлагает свободные слоты для собеседования и предупреждает, что с кандидатом свяжется HR-специалист. А если кандидат отказывается от вакансии, бот собирает обратную связь и спрашивает причины отказа.

Результаты: с помощью чат-ботов расширили воронку найма 

С помощью QR-кодов на баннерах команда подбора создала дополнительные каналы привлечения кандидатов и получила результаты: в некоторых городах ежедневно поступают по 2-3 отклика, а в некоторых — по 10. С учётом нехватки кандидатов на рынке найма, это хорошие результаты. 

Цитата Ирина Падунина

Чат-боты по реферальной программе помогли организовать единый источник сбора рекомендаций, чтобы не потерять ни одного реферала. Среди всех трудоустроенных 11% сотрудников — это рекомендации реферов.

А во время наплыва большого потока кандидатов чат-боты помогают разгрузить рекрутеров от работы специалиста колл-центра и забирают рутину на себя.

Цитата: Юлия Курицына
Функции чат-ботов

HR-команда адаптировала чат-ботов под свои задачи и привлекла дополнительный трафик соискателей. А средняя конечная конверсия чат-ботов по общим диалогам — 30%. 

Задача, Решение, Результат

Сотрудники о чат-боте отзываются тоже положительно:

Отзывы сотрудников о чат-ботах

Привлечение кандидатов с помощью автоматизации

Команда подбора LIME применяет чат-ботов для привлечения соискателей и получает дополнительный трафик кандидатов в период острого дефицита кадров. Также при помощи бота HR-отдел недавно внедрил модуль опросы, запустив Exit talk. Чат-боты обладают широким функционалом и помогают во многих HR-процессах. 

 *https://www.finam.ru/publications/item/demograficheskaya-yama-sokrashchenie-naseleniya-rossii-bet-po-rynku-truda-20230523-1731/