Кейс Ostrovok.ru: как чат-боты обрабатывают 95% откликов и собирают голосовые сообщения для оценки навыков кандидата

Артём Пашков, Head of OPS recruitment and onboarding
Кейс: Ostrovok.ru

Скорость недооценена многими компаниями. Мы не раз были свидетелями, когда кандидат, откликнувшийся утром на вакансию, уже вечером успешно покидает рынок труда с оффером. А в условиях острого дефицита кадров, вызванным рекордно низким за последние 30 лет уровнем безработицы*, такой кейс становится всё более частым.

Но как поддерживать высокую скорость в массовом найме, общаясь с 100+ кандидатами в день, и не раздувать штат рекрутеров? Мы внедрили чат-ботов и выиграли, рассказываю подробности в статье.

Проблема: маленький поток кандидатов и затяжные этапы подбора

Ostrovok.ru — крупнейший российский сервис онлайн-бронирования отелей и апартаментов по всему миру. Мы на рынке с 2011 года, а в команде работают более 2800 сотрудников. 

Ostrovok.ru

В нашей структуре рекрутмента есть отдельная команда из восьми человек, которые занимаются подбором персонала в службы поддержки разных направлений. В последние два года команды службы поддержки растут особенно быстро, и рекрутерам приходится закрывать от 1000 до 1500 вакансий в год. Реалии столкнули нас с маленьким потоком кандидатов на рынке — за каждого соискателя нужно бороться. Этапы подбора (обработка отклика, определение релевантности, обратная связь кандидату) занимали до недели, а за это время наш соискатель уже мог уйти в другую компанию. 

боли подбора

Мы начали искать инструмент, который помог бы ускорить коммуникацию с кандидатом и сократить процесс первичного отбора до одного дня: наш выбор остановился на чат-ботах HR Messenger благодаря удобному интерфейсу и гибким интеграциям. 

Решение: внедрение чат-ботов с интеграцией с HeadHunter и Хантфлоу

Мы внедрили чат-ботов и настроили интеграцию с HeadHunter и Хантфлоу: кандидат откликается на HeadHunter и попадает в диалог с ботом, а в Хантфлоу автоматически создаётся карточка соискателя, куда подтягиваются данные по результатам его общения с ботом. Кандидаты автоматически идут по этапам воронки, а рекрутеры следят за аналитикой в Хантфлоу.    

Интеграция чат-ботов с HeadHunter и Хантфлоу

Скрининг с тестированием и ответами в формате голосовых сообщений, которые помогают лучше узнавать кандидатов

Чат-бот начинает диалог с кандидатом и рассказывает о вакансии и условиях работы.

Чат-бот представляется кандидату и рассказывает об условиях вакансии
Чат-бот представляется кандидату и рассказывает об условиях вакансии

Также чат-бот задаёт барьерные вопросы, чтобы отобрать подходящих кандидатов. 

Чат-бот задаёт барьерные вопросы для определения релевантности кандидата
Чат-бот задаёт барьерные вопросы для определения релевантности кандидата
Чат-бот задаёт барьерные вопросы для определения релевантности кандидата

А чтобы получше узнать кандидата, с помощью бота мы разыгрываем небольшие кейсы и предлагаем пройти тестовые задания, которые включают не только текстовый ответ, но и голосовые сообщения — по ним мы можем, например, определить уровень знания английского языка.

Чтобы определить знания соискателя чат-бот отправляет кандидату тестовые задания, на которые нужно отвечать в текстовом или аудио-формате
Чтобы определить знания соискателя чат-бот отправляет кандидату тестовые задания, на которые нужно отвечать в текстовом или аудио-формате
Чтобы определить знания соискателя, чат-бот отправляет кандидату тестовые задания, на которые нужно отвечать в текстовом или аудио-формате

В конце диалога чат-бот предупреждает, что HR-специалисты вернутся к кандидату с обратной связью.

Чат-бот предупреждает, что с кандидатом свяжутся для дальнейшей коммуникации

А если кандидат не подходит по каким-либо параметрам, чат-бот сразу же вежливо отказывает, чтобы соискатель не тратил время на ожидание обратной связи.  

Чат-бот вежливо отказывает кандидатам, которые не подошли по требованиям вакансии
Чат-бот вежливо отказывает кандидатам, которые не подошли по требованиям вакансии

После анализа ответов подходящих кандидатов, чат-бот направляет соискателям ссылку для встречи с рекрутером, чтобы он мог задать дополнительные вопросы и сделать оффер.

Чат-бот направляет ссылку для собеседования тем кандидатам, которых отобрали для дальнейших этапов
Чат-бот направляет ссылку для собеседования тем кандидатам, которых отобрали для дальнейших этапов

Если это сложная вакансия, то нанимающий менеджер назначает дополнительную встречу с кандидатом. 

Сбор обратной связи о процессе подбора

Мы просматриваем и прослушиваем голосовые сообщения всех кандидатов. Если после анализа ответов оказывается, что кандидат не подходит, то бот пишет ему об этом и собирает обратную связь о процессе. 

Чат-бот собирает обратную связь от кандидатов, которым отказали по вакансии 
Чат-бот собирает обратную связь от кандидатов, которым отказали по вакансии 

Так мы понимаем, насколько кандидатам комфортен автоматизированный путь подбора. Спойлер: им нравится!

Результат: сократили процесс подбора с недели до одного дня

70% нашего трафика с HeadHunter приходятся на мобильный, и благодаря чат-ботам мы охватываем 95% откликов (у оставшихся 5% нет WhatsApp — с ними связываются рекрутеры) и мгновенно забираем их в обработку. Чат-боты за считанные минуты отбирают подходящих кандидатов ещё на начальном этапе, отказывая тем, кто не подошёл по требованиям, и приглашая релевантных кандидатов на следующие этапы найма.

А интеграция чат-ботов с Хантфлоу помогает рекрутерам работать в одном окне, не тратя время на переключение между системами. В результате у нас изменился и срок подбора с одной недели до одного дня.

Чат-боты в Ostrovok.ru

Кроме того, мы получили много положительных отзывов о процессе подбора — и это несмотря на то, что мы собираем обратную связь только от тех, кому отказали по вакансии.

Обратная связь от кандидатов о коммуникации с чат-ботом
Обратная связь от кандидатов о коммуникации с чат-ботом
Задача/Решение/Результат

Мы позиционируем себя как технологичную компанию, поэтому такой продвинутый способ подбора кандидатов подкрепляет наш образ и делает бренд более устойчивым.

Чат-боты помогают не упускать кандидатов

Рекрутеры, работая с чат-ботом, экономят свои ресурсы. Благодаря мгновенной реакции ботов на отклики мы ускоряем этапы подбора и не упускаем кандидатов. В этом году мы будем выходить на рынок Латинской Америки — я хочу подключить в этот процесс бота и протестировать, какой результат он будет приносить там.

Источники: https://www.interfax.ru/russia/918586