Качественная адаптация повышает эффективность сотрудников на 70%. Однако онбординг, который проводят вручную, отнимает огромное количество ресурсов HR-специалистов — при этом большую часть процессов можно легко автоматизировать.
Команды подбора «Ренессанс Банка» используют адаптационных чат-ботов на разных направлениях и освобождают HR-специалистов от ответов на рутинные вопросы новичков. Как правильно их внедрять и получать результат? Об этом нам рассказали специалисты из нескольких HR-команд банка.
Команда «Ренессанс Банк» использует автоматизацию и в других процессах — читайте, как устроена автоматизация exit-интервью, рекрутинга и о том, как устроены HR-процессы в целом.
Проблема: бессистемная адаптация и нагрузка на рекрутеров
«Ренессанс Банк» — российский коммерческий банк с 59 отделениями по всей стране. Раньше руководители назначали наставника, к которому новичок мог обращаться с вопросами. Также новичку выдавали чек-лист по адаптации и теоретические материалы — только после их изучения он мог приступить к практической части стажировки. На сопровождение новичков уходило много времени, адаптационные материалы терялись, а информация забывалась в процессе работы. Кроме того, адаптация проходила хаотично, процесс был не структурирован.
Команда подметила, что многие кандидаты и сотрудники довольно часто пользуются смартфонами, и предположила, что проходить адаптацию онлайн им будет гораздо комфортнее. Поэтому для создания бесшовного пути кандидатов решили использовать чат-ботов.
Решение: боты для адаптации, курирования на стажировках и внедрения ЭДО
Каждая команда подбора использовала адаптационных и сопровождающих ботов по-разному, исходя из своих задач. Сейчас чат-боты проводят пребординг и онбординг у офисных сотрудников, сопровождают новичков в период стажировки и помогают переводить сотрудников на электронный документооборот.
Адаптация офисных сотрудников: знакомство с компанией
Команда подбора офисных сотрудников внедрила чат-ботов, которые подключаются с этапа онбординга и рассказывают новичку о компании и о том, как подготовиться к первому рабочему дню, что при себе иметь и т.д.
После чат-бот делится советами по организационным моментам: где найти контакты коллег, к кому и с каким вопросом можно обратиться, где ознакомиться со стратегией и т.д.
Также чат-боты проводят опрос и уточняют, всё ли у новичка в порядке, чтобы он смог рассказать о появившихся вопросах или проблемах.
Если новичок оставляет комментарий на открытый вопрос, то рекрутер или наставник получает уведомление на почту и подключается к решению вопроса.
Организация стажировки для масcовых должностей: ускорение изучения теории
Команда региональной сети внедрила чат-ботов для сопровождения новичков в массовых профессиях (например, выездные представители) до и во время стажировки. Ещё до выхода на работу боты помогают новым сотрудникам изучить теоретическую часть стажировки и параллельно уточняют, насколько усвоилась информация. Это позволяет ускорить программу и быстрее переходить к практической части обучения.
Также боты направляют новичков и отправляют тест по теории, по которому наставник делает вывод, насколько он усвоил теоретическую часть стажировки.
Если новичок успешно проходит тест, чат-бот проводит опрос по удовлетворённости работы в банке.
После прохождения теоретической части стажировки и опроса удовлетворённости новичок переходит к практике.
Перевод сотрудников на ЭДО: бот для автоматической координации
Чат-боты помогают и операционному центру координировать новичков при переходе на электронный документооборот. Как только новичок получает письмо на электронную почту, подключается чат-бот и рассказывает о последовательности действий.
В этом процессе чат-бот служит сопровождающим инструментом, чтобы новички не терялись и правильно выполняли шаги по переходу на ЭДО.
Результат: 80% новичков, завершающих общение с ботом, трудоустраиваются в компанию
Чат-боты помогли создать единый путь сотрудника со структурированным процессом адаптации, вся информация хранится в диалоге с ботом, и новичок в любой момент может к ней вернуться. Боты помогли снизить нагрузку на HR-отделы, потому что они сопровождают новичка в течение всего процесса адаптации, а рекрутеры соприкасаются с ведением адаптации только при запросе самого новичка. Команда выделяет еще одно преимущество ботов: они позволяют выдавать информацию порционно, чтобы сотрудники более качественно её изучили.
Благодаря ботам новички быстрее осваивают теоретическую часть и переходят к практике. Команда отмечает, что 80% новичков, которые завершают теоретическую часть стажировки с помощью бота, трудоустраивается в компанию.
Сопровождение чат-ботов для перевода на ЭДО также снизило нагрузку на кадровых администраторов, потому что на обзвон и объяснение последовательности действий уходило много времени. Чат-боты помогают снизить тревожность и у самих сотрудников, потому что теперь у них всегда есть доступ к инструкции в диалоге с ботом.
Автоматизированная адаптация работает во всех подразделениях найма
«Ренессанс Банк» облегчает процесс адаптационных этапов и для HR-отдела, и для самих новичков. Команда подбора не тратит время на рутинные вопросы, а у новичков нужная информация находится всегда под рукой. Боты в адаптации самостоятельно ведут процесс, а HR-специалисты могут присоединиться по уведомлениям, что у новичка остались открытые вопросы. Если вы тоже хотите внедрить автоматизацию и следить за удовлетворённостью новых сотрудников — напишите нам.
