При подборе персонала важно сопровождать кандидата до самого трудоустройства, чтобы он не терялся и был лоялен к компании. Поэтому мы начали использовать чат-ботов, которые общаются с кандидатами на различных этапах: назначение интервью, приглашение на трудоустройство и т.д. — они отвечают на вопросы и помогают разобраться на новом месте.
В кейсе расскажу подробности о работе ботов-помощников, о том, на каких этапах они подключаются, а также поделюсь результатами.
Проблема: ручная и несистемная реферальная программа и трата времени на рутину
Компания буше — сеть кафе и кондитерских в Санкт-Петербурге и Москве. Глобально у нас два основных направления подбора: розница и производство. Помимо них, конечно, есть офис и иные подразделения. Я руковожу подбором в розницу Петербурга и Москвы. Моя команда состоит из пяти человек — ведущий менеджер, два специалиста по подбору, ассистент и менеджер по персоналу в Москве.
Нашей команде хотелось усовершенствовать процесс подбора и подключить инструменты автоматизации, которые возьмут на себя рутину и облегчат работу HR-специалистов. Также у нас была реферальная программа, рекомендации по ней мы получали в формате Word-документа на электронную почту. В потоке писем некоторые рекомендации терялись, было сложно контролировать этот процесс, поэтому искали автоматизированное решение, которое поможет, в том числе, и с реферальной программой.
Для решения таких проблем мы решили внедрить чат-ботов HR Messenger, которые помогают менеджерам.
Решение: боты для сопровождения кандидатов, автоматизированная реферальная программа и QR-коды для привлечения
Мы внедрили чат-ботов на множество этапов найма: от реферальной программы до внутренних проектов. Такой подход помогает нам сопровождать кандидатов и структурно управлять процессами.
Реферальная программа
Реферальная программа — это один из основных совместных проектов с HR Messenger, который приносит крутые результаты. У нас есть группа в Telegram с сотрудниками, в которой мы раз в несколько месяцев напоминаем о реферальной программе со ссылкой на ботов — сотрудники отвечают на вопросы ботов в мессенджерах, а мы получаем заявки в удобной форме.
Также мы развешиваем памятки по реферальной программе с QR-кодами на чат-ботов в производстве и на самих точках, чтобы создавать дополнительный поток рекомендаций.
Участники реферальной программы проходят по ссылке или по QR-коду и делятся контактами знакомых.
Приглашение на работу и сопровождение при найме
Мы размещаем рекламу в соцсетях с открытыми вакансиями со ссылкой на чат-ботов. Кандидаты переходят по ссылке и проходят опрос, а менеджеры связываются с ними для предложения подходящей вакансии.
Чат-боты подключаются на этапе записи на собеседование и сопровождают кандидатов на всём пути трудоустройства. Такие боты-помощники очень разгружают нас и помогают кандидатам чувствовать себя более комфортно — им нужно всего лишь ответить на вопросы бота в переписке, а не созваниваться с HR-специалистом.
Внутренние проекты: «Дети на лето», день открытых дверей
Мы запустили проект, который между собой называем «Дети на лето». На него мы приглашаем детей от 14 до 17 лет, которые хотят работать в буше — они помогают сотрудникам в период отпусков, сессий, а также туристического сезона, когда поток гостей увеличивается. Для поиска такой категории кандидатов мы распространили ссылки на ботов в нашей группе в Telegram для сотрудников — если у них есть дети подходящего возраста, они могут заинтересоваться. Также мы запустили рекламу в соцсетях и на нашем сайте.
Чат-боты помогают собрать основные данные юных кандидатов и предупреждают, что в ближайшее время с ними свяжутся менеджеры.
Также мы использовали ботов на день открытых дверей нашего нового производства. Мы запустили рекламную кампанию с QR-кодом и приглашали желающих на данное мероприятие.
Чат-бот собирал заявки и потом направлял напоминание о приглашении с уточнением, не изменились ли планы — так мы могли оценить примерное количество людей, которые посетят мероприятие.
Пропущенные звонки
У нас есть система, которая собирает пропущенные звонки в нерабочее время или в выходные — к понедельнику их может накопиться до 100. Чтобы не тратить время ассистента на обзвон, мы грузим эти контакты в ботов — он уточняет, актуальна ли вакансия. Если кандидат отвечает утвердительно, бот оставляет контакты, по которым соискатель может перезвонить нам.
Результаты: увеличили приток кандидатов по реферальной программе на 20%, а рекрутеры не отвлекаются на мелкие рутинные задачи
Среди наших источников реферальная программа занимает второе место по количеству привлеченных кандидатов. Большая часть наших сотрудников — молодые ребята, которые с удовольствием общаются с ботом в WhatsApp или Telegram и оставляют рекомендации. Мы запустили автоматизированную реферальную программу в 2022 году — приток кандидатов с данного источника увеличился на 20% относительно 2021 года.
По внутренним проектам мы видим, что кандидаты тоже хорошо реагируют на ботов. Конверсия бота (реакция и подтверждение посещения мероприятия) для дня открытых дверей составила 86%. На проект «Дети на лето» мы трудоустроили 45 детей (в прошлом году было 21).
Сопровождающие боты очень помогли снизить нагрузку на менеджеров и увеличить доходимость кандидатов до этапов найма с 30% до 50%. Кроме того, молодежь часто боится позвонить и сказать, что не сможет прийти, а благодаря таким чат-ботам кандидаты могут переносить собеседование, не звоня в отдел подбора.
Боты-помощники сняли нагрузку на менеджеров
Чат-боты сняли с нашей команды однотипные задачи и помогли увеличить показатели в каждом из направлений подбора. Мы довольны работой чат-ботов и планируем в дальнейшем полностью автоматизировать процессы с помощью интеграции с ATS-системой.
