59% компаний в процессе адаптации анализируют только количество завершивших онбординг. Однако для качественной оценки нужно следить и за цифрами, говорящими о результативности процесса и новичка в компании: как изменилась текучесть, сколько человек осталось в компании после прохождения адаптации, через какое время сотрудник вышел к целям, которые были ему поставлены и т.д.
На недавнем вебинаре с TSQ Consulting мы обсудили, как построить эффективную адаптацию и защитить её внедрение перед руководством, как автоматизировать её, за какими метриками следить и многое другое. В статье вы найдёте инсайты по онбордингу, кейсы крупных компаний и советы по внедрению адаптации.
Адаптация: строение и автоматизация процесса
Адаптация — важный аспект жизни сотрудника в компании, но она часто находится в зоне коллективной ответственности, что чревато перекладыванием обязательств друг на друга. Не во всех компаниях следят за метрикам адаптации и управляют ими — отсюда вытекают проблемы:
- растёт текучесть на этапе испытательного срока;
- увеличивается количество времени и ресурсов, затрачиваемых на поиски нового сотрудника и его обучения;
- требуется больше времени, чтобы сотрудник стал эффективным.
Сколько HR-команд — столько и вариантов адаптации. Изучив множество технических заданий от наших клиентов и определив важные для них метрики, мы выделили несколько ключевых сценариев адаптации, которые помогут решить задачи бизнеса.
- Двухнедельная адаптация. Такая адаптация подходит для масснайма: сотрудник учится самым базовым вещам и проходит аттестацию.
- Одно- двухмесячная адаптация. Такая адаптация нужна для более квалифицированного персонала, чтобы помочь погрузиться в детали и техническую безопасность, например, для работы с опасными агрегатами. При таком сценарии фокус обычно на технике безопасности и промышленной безопасности в целом.
- Трёхмесячная адаптация. Это классический срок адаптации для менеджеров, экспертов и профессионалов, в которой участвуют и наставники. У данной категории сотрудников есть постановка целей, напоминание о важных событиях внутри этой адаптации.
- Трёх- шестимесячная адаптация. Такую адаптацию обычно проходит топ-менеджмент. Чаще всего её нельзя автоматизировать из-за большого количества нюансов, связанных с корпоративной культурой, финансовой деятельностью, удалённостью команды и т.д.
Важно понимать, что адаптация начинается не в первый рабочий день, а с момента отклика на вакансию. В маркетинге давно существует понятие customer journey map (визуализация пути, который клиент проходит перед покупкой товара), а в HR этот термин адаптировали и преобразовали в employee journey map (путь соискателя при трудоустройстве). Кандидат с самого первого касания с компанией начинает делать выводы: какая культура, насколько достаточно информации и т.д.
Понимая это, с помощью наших чат-ботов мы смогли попасть в ожидания современного кандидата. Чат-боты помогают решать три важных аспекта в адаптации:
- Информирование. Чат-боты рассказывают и погружают в информационное пространство: как работает компания, какие есть внутренние правила, что нужно сделать, чтобы достичь крутых результатов и т.д.
- Ведение по процессу. Чат-боты напоминают о важных этапах адаптации: встретиться с наставником, сходить на велком-тренинги, познакомиться с командой и т.д.
- Обратная связь. Чат-боты уточняют состояние и настроение новичка: как прошел первый рабочий день, как сложились отношения с руководителем, понятны ли ему задачи и т.д.
Новички могут попасть в чат-бота через базу, ссылку, QR-код или интеграцию с ATS-системами. Чат-бот общается с новичком в привычном для него мессенджере и доводит до целевого действия:
HR-специалисты могут следить за результатами прохождения адаптации и ответами новичков в дашборде или отчёте и аналитике чат-ботов. По последним наблюдениям конверсия прохождения адаптации через чат-ботов варьируется от 40 до 70%. Как это происходит — рассказываем в кейсах.
Кейс ГК «Поликлиника.ру»: чат-бот для адаптации снизил текучесть персонала на 55%
ГК «Поликлиника.ру» — сеть многопрофильных клиник, HR-специалисты нанимают по 100 новичков в месяц. Раньше, чтобы удерживать их после испытательного срока, адаптировали их вручную: прозванивали и приглашали на очные встречи. Команда хотела узнать причины текучки, а также оптимизировать процессы адаптации, чтобы снизить нагрузку на HR-специалистов.
Мы помогли команде автоматизировать адаптацию и быть на короткой ноге с кандидатами с помощью точечных сценариев чат-ботов.
С помощью чат-ботов команда узнаёт причины неудовлетворённости персонала и прорабатывает их. Автоматизированная адаптация помогла снизить текучку на этапе испытательного срока на 55% и вовлечь молодой персонал на 54%. Благодаря чат-боту снизилась и нагрузка HR-специалистов: они подключаются в процесс, если об этом попросит сам новичок, а в рамках базы знаний на все рутинные вопросы отвечает чат-бот.
Команда очень гордится своими результатами, и продолжает улучшать процессы.
Кейс EFES Казахстан: сценарий автоматизированного онбординга и дашборд с показателями эффективности
EFES Казахстан — пивоваренный завод. Компания пришла к нам с запросом удержать сотрудников и увеличить их производимость, а также цифровизировать адаптацию и сбор результатов, чтобы было удобно за ними следить и принимать решения.
Команда внедрила и использует чат-ботов на трёх этапах: до приёма на работу, в процессе адаптации и по окончанию испытательного срока. С помощью бота команда информирует, ведёт новичков внутри компании, а также собирает обратную связь.
С помощью чат-ботов команда минимизировала трудозатраты HR-специалистов на процесс адаптации — теперь аналитику, результаты опросов внутри адаптации собирает чат-бот.
Кроме того, с помощью чат-бота мы собрали HR-справочник, который помогает не только новичкам, но и всем остальным сотрудникам, если у тех возникают вопросы. А сейчас мы масштабируем его на остальные подразделения: юридический отдел, бухгалтерия, IT и т.д.
Кейс ANCOR: бот с автоматизированным HR-справочником для IT-специалистов снизил нагрузку на 60%
ANCOR — рекрутинговое агентство. HR-координаторы тратили много времени, отвечая на рутинные вопросы IT-специалистов, поэтому команда хотела создать базу знаний, в которой будут ответы на насущные вопросы сотрудников. Были и другие проблемы: в отделе были не сформированы реферальная программа и внутренний рекрутинг.
Чтобы решить такие задачи, команда внедрила чат-бота, который включает HR-справочник для сотрудников, информацию о реферальной программе и вакансиях компании.
Чат-боты помогли снизить нагрузку на HR-специалистов на 60%. IT-специалисты с удовольствием пользуются чат-ботами при поиске нужной информации и рекомендуют друзей на вакансии: 24 рекомендованных и 3 нанятых сотрудника. А также благодаря внутреннему рекрутингу через чат-ботов команда смогла удержать в компании и перевести в другой отдел сотрудников, которым стали не интересны их текущие задачи.
Также в чат-бота добавили обратной связи, где сотрудники могут оставить свои пожелания по улучшению этапов.
TSQ Consulting: метрики и ускорение вывода сотрудника на самоокупаемость
На вебинаре наши партнёры TSQ Consulting рассказали о результатах своего исследования про адаптацию. В нём участвовали 323 компаний, и 58% из них никак не анализируют процесс адаптации и найма. А ведь если следить за метриками и оптимизировать онбординг, можно значительно снизить необходимости найма.
Коллеги выделили метрики, за которыми нужно следить на этапе адаптации:
- доля закрепившихся сотрудников;
- стоимость адаптации одного сотрудника;
- процент выполнения KPI новыми сотрудниками;
- срок выхода на полную производительность.
Кроме того, на вебинаре они поделились кейсами, как они помогли построить или изменить процесс адаптации компаний, снижая текучесть и увеличивая скорость выхода сотрудников на самоокупаемость.
Подробнее о кейсах наши партнёры рассказывают в своём блоге.
Следите за метриками адаптации
Чтобы ваш процесс адаптации заработал, ставьте цели и мониторьте за цифровыми результатами. А чтобы оптимизировать процесс, отдайте коммуникацию с сотрудниками ботам: так вы сократите нагрузку HR-команды, ускорите продвижение новичков к производительности и увеличите их лояльность.
Полную запись вебинара и материалы к ней смотрите по ссылке:
