Кейс «Селигдар»: с помощью чат-ботов повысили эффективность команды подбора с 35% до 100%

Автор: Юлия Рулёва, начальник управления по работе с персоналом
Кейс «Селигдар»

У нашей команды подбора не хватало рук для обработки всех откликов, не говоря уже о холодном поиске и обратной связи кандидатам. Тогда мне пришла идея автоматизировать обработку откликов, чтобы освободить время рекрутеров и повысить эффективность найма.

В статье расскажу, как чат-бот помог не только ускорить обработку откликов, но и увеличить эффективность подбора в целом. Также поделюсь, в каких HR-процессах мы применяем чат-ботов, кроме найма персонала. 

Проблема: рекрутеры тратили много времени на ручную обработку

«Селигдар» — полиметаллический холдинг. Наша команда подбора золотого дивизиона холдинга состоит из 20 человек. В зоне моей ответственности находятся четыре отдела: отдел кадрового обеспечения, отдел организации перевозок вахтового персонала, отдел подбора персонала и отдел по работе с персоналом. 

Наши кандидаты — это промышленники (дробильщики, аппаратчики, машинисты бульдозеров) и специалисты среднего звена (инженера-проектировщики, геологи). Их мы нанимаем на работу вахтовым методом, а вакансии размещаем по всей России. Нам было важно, чтобы инструмент автоматизации был максимально человечным и удобным в использовании для нашей целевой аудитории.  

Требования к инструменту автоматизации

При этом инструмент должен был решить и задачи подбора: давать кандидатам обратную связь и разгружать рекрутеров от рутины, освободив время на поиск холодных кандидатов. Раньше сотрудники самостоятельно обрабатывали отклики, на одного кандидата рекрутер тратил около часа: ознакомиться с резюме, позвонить, получить документы и внести их в базу.

Цитата: В день рекрутер мог обрабатывать 8-9 кандидатов.

Какие боли подбора были до внедрения чат-ботов?

  • высокая нагрузка на рекрутеров;
  • мало обработанных откликов;
  • низкая эффективность подбора.
Боли подбора до внедрения чат-ботов

Изучая инструменты, мы нашли чат-ботов HR Messenger — он оказался идеальным решением, и с мая 2022 года мы начали сотрудничество.

Решение: разработали человечный сценарий чат-ботов 

Чтобы кандидаты лучше реагировали на чат-бота, мы проработали его скрипт.

В сценарии мы прописали уточняющие вопросы, например, готов ли соискатель продолжить диалог, добавили смайлики. Также мы забрендировали наш канал в WhatsApp, чтобы соискатели сразу видели компанию.

Мы сделали скрипты бота человечными и брендировали наш канал, чтобы у кандидата было ощущение, что он общается с живым человеком
Мы сделали скрипты бота человечными и брендировали наш канал

Диалог чат-бота начинается с приветствия и уточнения, актуальна ли для кандидата вакансия.

Прежде чем начать диалог, мы спрашиваем, актуальна ли соискателю позиция
Прежде чем начать диалог, мы спрашиваем, актуальна ли соискателю позиция

Если кандидат соглашается продолжить диалог, чат-бот рассказывает о вакансии и требованиях к ней.

Бот рассказывает подробности о вакансии, чтобы заинтересовать кандидата
Бот рассказывает подробности о вакансии, чтобы заинтересовать кандидата

Затем бот переходит к уточняющим вопросам, чтобы определить, подходит ли кандидат нашим требованиям. 

Бот сам отбирает кандидатов, задавая уточняющие вопросы
Бот сам отбирает кандидатов, задавая уточняющие вопросы

После завершения диалога чат-бот вежливо прощается и сообщает о дальнейших действиях.

Завершение диалога с кандидатом
Завершение диалога с кандидатом

Если кандидат отказывается от вакансии, бот спрашивает причины — время от времени мы анализируем их, чтобы потом улучшить процесс подбора. 

Мы анализируем причины отказов от вакансий, чтобы улучшить процесс подбора
Мы анализируем причины отказов от вакансий, чтобы улучшить процесс подбора

Что делает рекрутер в это время? Мониторит результаты работы чат-ботов и обрабатывает только тех кандидатов, которые релевантны позиции. 

Чтобы охватить больше целевой аудитории, мы размещаем вакансии в разных источниках: работные сайты, телевидение, радио, баннеры в магазинах и т.д. В объявления добавили QR-коды: кандидат сканирует его, попадает на портал вакансий, где выбирает интересующую вакансию, и проходит скрининг через чат-бота. Также мы подключили голосового помощника — он отвечает на звонки и предлагает перейти в диалог с ботом, если соискателю удобна такая коммуникация. Если кандидат предпочитает поговорить с сотрудником подбора, бот фиксирует его номер, а HR-специалист перезванивает.   

Баннер с приглашением на работу. При сканировании кода кандидат попадает на портал вакансий, где может выбрать подходящую позицию
Баннер с приглашением на работу. При сканировании кода кандидат попадает на портал вакансий, где может выбрать подходящую позицию

Если в сезон мы сталкиваемся с нехваткой персонала, рекрутеры прибегают к холодному поиску. Таких кандидатов тоже обрабатывает чат-бот. 

Результат: за полгода обработали 5600 кандидатов и трудоустроили 112 человек  

За время нашего сотрудничества с HR Messenger у нас отличные результаты. Благодаря чат-боту увеличилась эффективность подбора персонала с 35% до 90-100%.

Также чат-бот хороший инструмент для анализа причин отказов — мы можем точечно проработать недостатки, которые отмечают соискатели, чтобы стать более привлекательным работодателем. 

Чат-боты оптимизируют процессы в найме

Мы внедрили чат-ботов и разработали человечный сценарий, чтобы оживить ботов — и это у нас получилось. Чат-боты помогают рекрутерам решать рутинные задачи подбора, оставляя им время на качественное интервью и т.д. Рекрутинг — это наш основной модуль, сейчас мы также используем опросы и exit-интервью. С помощью опросов мы замеряем удовлетворённость персонала, анализируем их и дорабатываем то, что зависит от нас.

Не нужно бояться выходить из зоны комфорта, потому что использование таких инструментов, как чат-бот, расширяет кругозор и облегчает работу. А в наше время очень важно уходить от сложных бюрократических схем и стремиться к тому, чтобы выполнение работы было прозрачным, понятным и эффективным. Только вперёд!