Среднее время закрытия линейных позиций составляет 21 календарный день, а если это руководящий состав, то срок увеличивается до 28 календарных дней. Но где найти время и как укладываться в сроки, когда объёмы достигают 300 вакансий в месяц, а вас всего трое?
С этим вопросом мы и пришли к HR Messenger. HR Messenger помог автоматизировать найм, сэкономив рабочее время рекрутеров. А какие ещё стратегические задачи решились с чат-ботом — рассказываю дальше.
От редакции: в 2022 году компания Cofix номинирована на кейс «Лучший HR-маркетинг» в рамках HR-премии «Супергерой HR Messenger»
Почему команда решила нанять чат-бота
Cofix — израильская сеть кофеен, основанная в 2013 году. В России первая точка Cofix открылась в 2016 году, а сейчас в стране уже свыше 265 заведений с более 1500 сотрудников. Наша компания развивается и расширяется, поэтому бизнес регулярно нуждается в бариста, а также в менеджерах и управляющих кофеен.
Мы входим в топ-10 крупнейших сетей России, занимаем 2-ое место в рейтинге самых популярных кофеен в Москве и Московской области, и ежедневно наши кофейни посещает около 70 000 клиентов. В 2021 году перед нами стояла цель: ежемесячно закрывать 300 вакансий. Эта задача усложнялась тем, что наймом занималось только три человека: два рекрутера и один руководитель по подбору, то есть я. Команда не справлялась, потому что количество вакансий было не пропорционально количеству рекрутеров.
Часть задач по подбору мы отдали аутсорсинговой компании, но сотрудники колл-центра часто путали условия вакансий. С ростом количества кандидатов увеличилось время обработки: нужно было всех обзвонить и собрать данные — это занимало много времени и мы теряли кандидатов, при этом тратя огромные бюджеты на колл-центр. Среди нашей целевой аудитории есть и те, кому за 40, но в основном это молодёжь 20+, которая не любит и не может ждать — часть из них из-за такого подхода мы бы просто потеряли. Поэтому мы работаем над улучшением сервиса по отношению к кандидатам.
Тогда мы задумались о поиске инструмента автоматизации рекрутинга, чтобы закрыть наши текущие запросы.
Чат-бот от HR Messenger отвечал нашим запросам, поэтому сорсинг, обработку откликов, привлечение и назначение интервью отдали ему.
Чат-бот: как внедряли и какие сценарии использовали
Внедрение бота начали с тестирования, которое продлилось месяц, а сам запуск бота длился неделю. Особое внимание уделили разработке сценариев чат-бота: он находится в прямом контакте с кандидатом, поэтому важно донести всю базовую информацию сразу. Вот какие сценарии мы использовали:
- Обработка откликов. Бот обрабатывает отклики на открытые вакансии во всех источниках: работные сайты, социальные сети, рассылка. Если кандидат проходит опрос и подходит нам, бот предлагает дату и время для интервью. Раз в неделю мы загружаем в бота график собеседований и периодически корректируем его. Каждый кандидат выбирает прямо в диалоге с чат-ботом удобную ему дату. Если кандидат нерелевантен вакансии, то он не теряется, а попадает в базу кандидатов.
- Сорсинг. При дефиците кандидатов полагаться только на отклики, конечно, недостаточно. Поэтому мы разработали сценарий, где чат-бот первый начинает диалог, чтобы заинтересовать кандидата. Кандидатов берем либо из базы кандидатов компании, либо из необработанных откликов. Это удобно, потому что не нужно тратить время на поиск — мы просто грузим базы в чат-бота, а он сам ведёт диалог. В конце беседы бот так же предлагает выбрать дату и время для интервью.
- Напоминание о собеседовании. Мы проводим групповые собеседования на 15 человек, поэтому важно, чтобы вся группа собралась. В стандартном сценарии бота, если кандидат подходит по всем условиям и записывается на интервью, бот сразу высылает адрес, время и контакты для связи. Чтобы кандидат не забыл об этой встрече, бот дополнительно напоминает в день собеседования о том, что его ждут и дублирует адрес, время и контакты для связи. Это особенно важно для массового персонала, который записывается везде и ищет лучшее предложение, — если ещё раз напомнить о себе, вероятность того, что кандидат придёт на собеседование, значительно повышается.
- Выяснение причины неявки на собеседование. Мы даём шанс кандидату, если он не смог прийти на собеседование из-за форс-мажора. В этом случае бот спрашивает причины и предлагает повторно записаться на встречу. Это помогает формировать дополнительную воронку кандидатов: среди тех, кто сразу не дошёл на собеседование, во второй раз приходит 30%.
- HR-маркетинг. Мы используем QR-коды как дополнительную точку входа кандидатов — и мы их просто обожаем. QR-коды мы применяем для кандидатов, которых нашли с помощью холодного поиска на работных сайтах, для обработки кандидатов, привлеченных при помощи таргетированной рекламы и в соцсетях, а также на карьерном сайте. Ещё мы разместили QR-код на баннерах в кофейнях. Конверсия прохождения чат-бота до конца за 2 месяца — 53%, это хороший результат. В целом QR очень удобный, молодежь это любит — отсканировал, сразу перешёл на WhatsApp, пообщался с ботом и записался на групповое собеседование.
Также в рамках диджитализации мы запускали геймифицированную рекламу вакансии баристы, который приносит нашим гостям самый лучший кофе. В целом, считаем, что диджитализация и геймификация — новые HR-тренды.
Чат-бот параллельно ведёт аналитику передвижения кандидатов. Мы наблюдаем, сколько людей загрузили в базу, сколько полностью прошло, сколько зависло на каком-то этапе, сколько отказалось проходить — такая воронка видна в каждом сценарии.
Если кандидат завис на каком-то этапе, можно зайти в личный кабинет и вручную ему ответить, записать на собеседование и т.д.
Для каждого руководителя важен результат работающего инструмента, поэтому чат-бот автоматически фиксирует нагрузку рекрутеров и количество нанятых сотрудников в дашборде.
Результаты: что изменилось с началом использования чат-бота и что показала аналитика
Автоматизированный дашборд избавил нас от ручных подсчётов результатов. Всё, что нужно делать с дашбордом — это следить за метриками и на их основе принимать решения. Например, при помощи нашего дашборда мы видим, что:
- сообщение получили 2638 кандидатов;
- из них 2598 начали диалог и ответили на первое сообщение;
- дошли до финала бота 1278;
- подтвердили собеседование 48%.
Также можно отслеживать причины отказа от вакансии, источники привлечения кандидатов и наиболее эффективные.
Бот помог сэкономить 367 часов рекрутеров и 123 тысячи рублей компании за 2 месяца.
Вот каких результатов чат-бот помог добиться нашему отделу рекрутинга:
- Избавились от рутинных задач. Чат-бот взял на себя шаблонные действия, такие как сорсинг, обработка откликов, звонки, приглашение на интервью. Он обрабатывает до 200 откликов за выходные, и рекрутеры вообще не включаются в этот процесс. Бот сэкономил их время на более интеллектуальную работу: проведение качественного интервью, разработка плана продвижения вакансии, привлечение кандидатов и другое.
- Увеличили скорость обработки резюме. Чат-бот умеет выполнять несколько задач одновременно и работает круглосуточно: он не спит, не уходит в отпуск и подстраивается под часовой пояс любого кандидата, поэтому и обработка резюме происходит быстро. Если у кандидата есть медкнижка, то от первого контакта до найма проходит одна неделя.
- Повысили доходимость до интервью. С внедрением чат-бота увеличилось количество источников кандидатов — это помогает найти и довести до интервью больше кандидатов. Чат-бот работает по установленному сценарию, поэтому не ошибается и отправляет кандидату только релевантную для него информацию: дата, время, адрес собеседования. Он напоминает о встрече, а также повторно приглашает тех, кто не смог прийти на первое собеседование, увеличивая конверсию в найм.
- Увеличили количество релевантных кандидатов. Мы включили в сценарий чат-бота вопросы, которые помогают отобрать релевантных для нас кандидатов.
С появлением чат-бота у нас выстроилась комплексная система подбора, которая включает в себя:
- организованную систему групповых собеседований;
- использование нескольких источников привлечения кандидатов;
- активный холодный поиск;
- автоматическую обработку откликов кандидатов, привлеченных с помощью таргетированной рекламы или на работных сайтах.
Автоматизированный подбор — экономия времени рекрутеров
Мы разработали идеальные сценарии чат-бота для массовых позиций, которые помогли закрыть наши первостепенные задачи: от сорсинга до назначения интервью. Автоматизация рекрутинга — это лишь первый шаг. Сейчас мы начинаем проводить опросы с помощью чат-ботов, а также работаем над брендированием своего канала. В будущем мы планируем запустить автоматизированную адаптацию с чат-ботом, чтобы качественнее погружать наших новых сотрудников во все процессы.
