Адаптация персонала занимает особое место в системе hr-процессов и их автоматизации: в то время как на этапе подбора важно сэкономить затраты на привлечение, сократить время закрытия вакансии, снизить время, которое рекрутеры тратят на обработку откликов, на этапе адаптации важно обеспечить максимально бесшовную интеграцию сотрудника в процессы, удержать его, повысить вовлеченность новичков в работу/жизнь коллектива и эффективность испытательного срока.
Поговорили с Вячеславом Лосевым, директором по персоналу компании Dostavista, и Сергеем Стабуровым, HR-специалистом, отвечающим за рекрутмент и онбординг. Обсудили, почему команда решила внедрять автоматизацию в процесс адаптации, как прорабатывали этапы и чего удалось достичь.
Предыстория: как адаптировали сотрудников до автоматизации
До внедрения автоматизации процесс адаптации шёл разрозненно и отличался в зависимости от отделов: IT-специалисты проходили адаптацию по email-рассылке, у операторов была самая структуризированная система онбординга, в остальных отделах не было системной адаптации.
В первую очередь, мы хотели систематизировать процесс адаптации для всех отделов компании. Также в результате exit-интервью мы поняли,что многие не проходили испытательный срок, потому что им не хватило достаточно информации о том, чем нужно заниматься и чего достичь. Поэтому мы решили максимально автоматизировать весь процесс и повысить процент успешного прохождения испытательного срока.
Вячеслав Лосев, HR-директор, Dostavista
Перед HR-отделом стояла задача не только выстроить слаженную систему для всех новичков отделов, но и обеспечить прозрачность задач сотрудников и лёгкий доступ ко всем необходимым для успешного старта материалам.
Автоматизация: как внедряли чат-бота
Для коммуникаций с сотрудниками HR-команда выбрала Telegram – наиболее удобный для своей аудитории мессенджер. В Telegram сделали брендированный канал: поставили соответствующую аватарку и прописали название компании.
На каждом этапе общения с чат-ботом есть кнопка «поговорить с HR», чтобы сотрудник при необходимости мог максимально оперативно получить консультацию по интересующим его вопросам. Когда сотрудник нажимает на кнопку, HR-менеджеру приходит соответствующее уведомление.
Как устроен процесс адаптации с чат-ботом:
- В первый рабочий день рекрутер знакомит новичка с чат-ботом: отправляет ссылку на прохождение сценария и знакомит с основными принципами работы бота.
- Бот сопровождает новичка в первые дни работы и делится всей необходимой информацией для начала работы: например, в каких системах мы работаем, как найти нужного человека в структуре компании, как попасть в закрытые чаты компании и прочими ценными знаниями, затем пишет через неделю и узнаёт, поставлены ли для новичка задачи, познакомился ли он со своим руководителем и т.д.
- В Dostavista уделяют огромное внимание обратной связи, поэтому по прошествии первого месяца работы чат-бот интересуется общими впечатлениями сотрудника от работы: насколько он доволен коммуникацией с командой, с тимлидом и т.д.
- В конце испытательного срока — через 75 дней — чат-бот возвращается к новичку и спрашивает, изменилась ли обратная связь по процессу адаптации, а также готов ли он остаться в команде. Более того, чат-бот автоматически напоминает линейному менеджеру, что нужно принять решение по сотруднику.
Бот не только помогает сделать процесс адаптации геймифицированным и удобным, но и является отличным средством для поддержания связи с сотрудниками на удалёнке.Также коллеги из Dostavista отмечают, что бот экономит время и линейного руководителя, который может больше сосредоточиться на оперативных задачах. С помощью чат-бота появляется возможность обеспечить постепенную интеграцию новичков в рабочие процессы, и сотрудники не перегружаются информацией. Бот — это также часть системы, которая влияет на имидж компании: когда новички делятся со своими друзьями, знакомыми и коллегами в профессиональных сообществах тем, что в их новой компании есть бот по адаптации, он крутой, и им нравится то, как выстроен этот процесс, это увеличивает вес компании как потенциального работодателя.
У новичков появился дополнительный канал коммуникации с бизнесом, есть возможность поделиться впечатлениями от процесса адаптации. Также в рамках этой коммуникации у новичков появляется база знаний, где все базовые файлы сложены в рамках одного чата. Это очень удобно,экономит время, и новичок в этом чате может быстро ориентироваться. Бот — это инструмент, часть нашей HR-системы, где мы также обращаем внимание и на важность личной коммуникации.
Сергей Стабуров, специалист по рекрутменту и онбордингу
Результаты: как автоматизированная адаптация сократила рутинную работу HR-специалистов и не оставила без внимания ни одного сотрудника
С внедрением HR-бота у HR-специалистов и линейных менеджеров появилось больше времени на выполнение не рутинных задач, таких как письменные и устные ответы на базовые административные вопросы.
Новые сотрудники получили быстрый канал коммуникации по всем вопросам, базу знаний в рамках одного чата, а также канал по передаче обратной связи. Все эти факторы важны для формирования smooth employee experience — бесшовного и удобного старта пути нового сотрудника в компании.
К каким результатам привела автоматизированная адаптация:
- выстроена слаженная система адаптации для всех сотрудников;
- обеспечена адаптация у удалённых сотрудников;
- экономится время HR-специалиста и линейного менеджера;
- укрепляется HR-бренд;
- геймификация пользовательского опыта;
- сбор обратной связи, и, как следствие, повышение качества адаптации.
Что дальше? К улучшению HR-процессов и новым вершинам!
Коллеги из Dostavista успешно выстроили не только процесс адаптации, но и exit-интервью. Оба проекта улучшаются и дорабатываются, отвечая потребностями новых сотрудников и HR-команды, как бизнес-отдела. Пока мы держим руку на пульсе развития этих проектов, предлагаем ознакомиться и с другим успешным кейсом проведения автоматизированной адаптации компании EFES Kazakhstan. И, конечно, будем рады видеть вас среди нашего сообщества hr-специалистов будущего, которые знают ценность автоматизации и умело пользуются современными HR-инструментами.
Ещё как работают! Развенчиваем топ-3 заблуждения о чат-ботах в адаптации