Автоматизированная адаптация сотрудников EFES Kazakhstan: как внедрить и анализировать

EFES Kazakhstan

Поддерживать и удерживать новичков — одна из ключевых задач любой команды HR, особенно в случае, если сотрудники часто покидают компании в первые 1-3 месяца работы. Мы хотели не просто выстроить процесс адаптации, а сделать его гибкой двусторонней структурой взаимодействия на нескольких уровнях: «сотрудник — компания», «сотрудник — нанимающий менеджер», «hr-команда — нанимающий менеджер», «hr-команда — сотрудник».

Кроме того, нам было важно работать в связке с цифрами: чтобы корректировать движение, адаптировать стратегии и дать бизнесу ряд метрик, с помощью которых можно будет оценить нашу эффективность. В статье я расскажу, как правильно подобранная автоматизированная адаптация с аналитическим дашбордом приносит готовые метрики, которые отвечают требованиям всего бизнес-процесса. А ещё о том, как и что мы внедрили, какие есть подводные камни, и что нужно учитывать при использовании диджитал-инструментов в системе найма в целом.

Цели HR-команды

Над разработкой и внедрением проекта автоматизации адаптации работала вся наша команда: я (3 года работаю HRBP в компании, 10+ лет в найме), мои коллеги бизнес-партнёры (которые делятся по подразделениям: отдел продаж, поддерживающие функции, логистика и  производство), а так же наши hr-центры экспертизы.

Цели нашей команды — это оптимизация hr-процессов: от рекрутинга, удержания сотрудников и повышения их производительности до exit-интервью. Мы оптимизировали hr-процессы в том числе с помощью чат-ботов. Начали в 2020 году с рекрутинга и автоматизации подбора: подключили интеграцию между базой данных и HR Messenger. Из базы данных компании отклики попадали в чат-бот, он их обрабатывал и возвращал обратно в базу данных — всё без участия рекрутеров. А руководители подразделений уже видели предварительно отобранных кандидатов. Таким образом, подбор и обработка откликов происходят автоматически, это экономит нам время. Затем мы внедрили чат-бота в exit-интервью и в адаптацию.

4 этапа адаптации новых сотрудников

Мы поддерживаем новичков на всех этапах взаимодействия с компанией: до приёма на работу и с определённой периодичностью после приёма на работу. С помощью автоматизированных опросов оцениваем, насколько им понятны цели и задачи, которые перед ними стоят, всем ли они довольны, есть ли у них какая-то обратная связь. Так же работаем и с нанимающими менеджерами: напоминаем о встречах тет-а-тет с новичком, узнаём, как он справляется с задачами.

И новичкам, и нанимающим менеджерам высылаются сопроводительные материалы. Каждый из них получает информацию по своему модулю: новички — информацию о компании, бренде компании, а HR-специалисты — гайдлайны, где подробно описывается их роль с новичком. Также за 1,5 недели до окончания испытательного срока, а он длится 3 месяца, HRBP напоминает нанимающим менеджерам, чтобы они не забыли дать фидбек как новичку, так и HRу, успешно прошёл испытательный срок новичок или нет.

Схема адаптации EFES Kazakhstan

Раньше это всё делали мы сами силами hr-команды и вручную: звонили, писали, напоминали, подходили, чтобы всё шло по плану. Чат-бот стал нам большим помощником: теперь он отправляет уведомления до приёма на работу, после приёма, отправляет информационные и поддерживающие сообщения, проводит опросы.

HRBP и команда: графика с и без чат-бота

В конце адаптации чат-бот предоставляет аналитику. Например, какие данные мы получаем:

  • сколько респондентов отреагировали на сообщения;
  • сколько респондентов (и кто) не ответили на сообщения;
  • сколько новичков прошли этап адаптации до конца;
  • % удовлетворённости новичка;
  • % удовлетворённости менеджера новичком.

Поскольку поток людей большой, мы работаем с большим объёмом аналитических данных, а благодаря тому, что многие из них собираются автоматически, мы можем быстрее собрать общую статистику и принять меры для корректировки стратегии адаптации.

Как проходит процесс адаптации с чат-ботом со стороны нового сотрудника или нанимающего менеджера? Конечно, человеческое общение никто не отменял, и мы поддерживаем отношения с сотрудниками и лично.

  1. Респонденты получают сообщения по скрипту адаптации в WhatsApp. Для скрипта разработали специальный языковой стиль, отвечающий ценностям компании, и даже дали имя боту, чтобы сотрудники легче воспринимали информацию: Зарина.
Скрин чата с ботом
  1. Если сотрудник или нанимающий менеджер не отвечают на сообщения или забывают ответить, им приходят напоминания-пуши.
Скрин чата с ботом 2

Читайте по теме: Ещё как работают! Развенчиваем топ-3 заблуждения о чат-ботах в адаптации

Ключевые аналитические показатели

Мы работаем в постоянной связке с цифрами и считаем, что HR-аналитика как тренд  — это то направление, которое будет дальше только развиваться и совершенствоваться. Благодаря боту, аналитикой у нас подкреплены все процессы, что помогает видеть путь кандидата прозрачно на всех этапах. Например, данные по exit-интервью помогают влиять и на стратегию подбора, и на стратегию адаптации: мы видим, почему ушли сотрудники, чем они были недовольны, почему уходят на этапе адаптации, почему уходят те, которые давно проработали в компании и т.д. С помощью микса этих аналитических данных мы принимаем решения по дальнейшей hr-стратегии.

Данные сквозной аналитики, которые мы получаем, делятся на два типа: 

  • количественные показатели: сколько человек трудоустроилось, сколько прошло адаптацию и т.д..
  • качественные показатели, обратная связь от новичка и нанимающего менеджера: насколько новичок доволен климатом внутри организации, насколько доволен взаимодействием с руководителем и т.д.
Дашборд с аналитическими показателями

Комплекс метрик, которые мы используем, мы собрали с командой и предложили бизнесу: с помощью них измеряется и эффективность нашей работы. Мониторим мы их регулярно: ежемесячно, ежеквартально и ежегодно. Какие данные собираем и анализируем? 

  • % сотрудников, которые остались после испытательного срока (3 месяца)
  • %-ая оценка нового сотрудника со стороны нанимающего менеджера
  • % удовлетворённости нанимающего менеджера процессом подбора персонала 
  • % удовлетворённости нового сотрудника
  • качество найма
  • срок закрытия вакансий
  • % принятых предложений о работе кандидатами
  • % закрытых вакансий от числа открывшихся за определенный период
  • % вакансий, закрытых внутренними кандидатами. 

Автоматизированная адаптация из первых уст: 5 отзывов сотрудников

Кроме общих данных, которые мы собираем массово и по показателям, мы собрали ещё и открытые отзывы наших сотрудников о процессе адаптации.

Адаптационный период в компании EFES прошёл комфортно, быстро и позитивно. Чат-бот был частью адаптации и шёл параллельно помощи нанимающего менеджера. В адаптации я первый раз сталкиваюсь с ботом, и я думаю, что это эффективно. Особенно понравилось, что бот после сообщения о том, что адаптационный период прошёл, предлагал ещё какие-то материалы, например, программу ментального здоровья. Это очень круто.

Алина Жиенбаева, бренд-супервайзер компании EFES Kazakhstan

Сотрудники подчеркивают, что с помощью системной адаптации легче быть в курсе и держать фокус, что особенно важно в начале работы. 

Адаптация очень нужна, потому что она позволяет сотрудникам быстрее вникнуть в рабочие процессы и быстрее стать эффективным. Хочу отметить непосредственно пользу чат-бота. Во-первых, когда руководитель встречает нового сотрудника, он не всегда может распланировать деятельность и адаптацию для новичка. Чат-бот позволяет следовать этому плану: высылает полезные ссылки, документы, напоминает о необходимых шагах, с которыми руководитель должен ознакомить сотрудника, и держит фокус. Таким образом, чат-бот делает адаптацию для новичка легче, не забывает и не упускает важные детали. 

Дина Цой, менеджер по компенсациям и льготам компании EFES Kazakhstan

Один из наших торговых представителей поделился, что возможность общаться с чат-ботом асинхронно с началом работы — очень удобна. 

С адаптационной программой чат-бота я столкнулся впервые. И это было новинкой для меня. Я, как опытный человек в своей сфере, не особо нуждался в поддержке, потому что с компанией EFES и брендом в целом я был знаком давно, работал раньше здесь на другой должности. Но я думаю, совсем новым людям в этой сфере чат-бот бы помогал. Задумка хорошая, и можно ответить чат-боту в удобное для себя время, а не в сию минуту. 

Щетинин Роман, торговый представитель компании EFES Kazakhstan

Начальник цеха розлива отметил, что особо запомнились упоминания-пуши. 

Адаптация новичка нужна в любом случае, потому что это новая среда для человека, новый коллектив, новые функции и задачи. Я был удивлён, что чат-бота используют в помощи при найме. Чат-бот — это такая концепция, к которой можно обратиться в любое удобное время. Потому что если опрос и помощь будет в виде звонка, не всегда есть возможность ответить, могут быть совещания или ещё какие-то технические моменты. А вот чат-боту если долгое время не отвечаешь, периодически приходили напоминания, это удобно, потому что в будничной суете можно забыть про него. 

Козлов Василий, начальник цеха розлива компании EFES Kazakhstan

Оператор цеха розлива поделился, что бот удобен тем, что с ним можно общаться в любое удобное для себя время.

Адаптация в компании EFES прошла успешно, я задавал вопросы менеджерам, отвечали, помогали. Я не сразу понял, что это за чат-бот, потому что первый раз я столкнулся с ним, но когда спросил у ребят на работе, они объяснили, что это адаптационный бот. С чат-ботом было намного проще проходить адаптацию, потому что он отвечает сразу. А до менеджера ещё нужно дойти, спросить, и у него может и не быть времени тебе помочь, этот вопрос откладывается на потом. Чат-бот удобная вещь: от работы не отвлекает, нет срочности в ответах, можешь общаться с ним в обеденный перерыв или после работы.

Евгений Штырник, оператор цеха розлива компании EFES Kazakhstan

Если объединить все мысли схематически, получается список плюсов автоматизированной адаптации:

Автоматизированная адаптация глазами сотрудника

Советы по внедрению и проведению адаптации

Когда речь касается адаптации нового сотрудника, стоит обязательно помнить про «employee experience» — «опыт сотрудника» на входе в компанию. Смена работы — это всегда непростой период, связанный со стрессом, необходимостью быстро вникнуть и принять новую специфику, процессы, людей. На этом этапе важно выстроить плавный переход сотрудника, включающий поэтапный план принятия дел. Здесь список рекомендаций по внедрению и проведению адаптации на основе моего опыта и опыта команды:

«Советы по внедрению и проведению адаптации»

Скачать PDF

Забирайте и применяйте в своих стратегиях!

Почему выбираем чат-бота

Он помогает нам на всем пути кандидата: забирает рутинную работу, предоставляет аналитику. Все наши процессы — комплексные. И, безусловно, помощь «виртуального HR», который напоминает новичку и руководителю о важных этапах адаптации, делится нужными документами и советами, а также периодически проводит «pulse check» — мини-опросники, для нас очень полезна. Ещё мы экономим время команды, ресурсы компании, укрепляем HR-бренд и имидж компании в целом.