Адаптация важна на всех уровнях: от позиций массового найма до руководящих должностей. TalentTech, Нетология и FL.ru выяснили в ходе опроса, что 20% сотрудников не имеют чёткого плана по задачам, 17% респондентов не объясняют, кто их руководитель, и только 30 % имеют план онбординга.
В массовом подборе из-за большого количества кандидатов адаптация либо не проводится вообще, либо мельком и не систематизированно. В итоге это приводит к текучке кадров и снижению привлекательности компании как работодателя. Мы подготовили чек-лист по введению адаптации в процессы организации — забирайте себе и берите адаптацию под контроль с первого дня работы сотрудника!
Почему адаптация важна как для организации, так и для сотрудника
Zenefits провёл исследование среди 600 компаний и выяснил, что 63,3 % компаний сложнее удержать сотрудника, чем нанять на работу. Адаптация — этап, когда новый сотрудник присматривается к организации, и важно помогать новичку. В первый день работы сотрудник испытывает стресс вне зависимости от опыта, потому что новое место, люди, условия. На этом фоне сотрудник может неправильно задать или понять вопрос, а на следующий день просто не явиться на работу.
Что надо делать, чтобы удерживать кандидатов? С ними надо работать, надо работать с каждым от и до, с момента первого контакта. А дальше уже адаптация, обучение, обсуждение дальнейшего развития, постоянно какая-то коммуникация. То есть новый сотрудник не должен быть брошенным, он должен чувствовать, что он — часть команды, а это зачастую сложно из-за масштабов. Есть офисный и складской масснайм, а есть удалённые сотрудники, которые работают по всей России. И вот они тоже часто себя чувствуют вне компании, сами по себе, и тут нужен очень большой вклад от руководителя. Если руководитель или эйчар не будет работать с ними, они будут уходить.
Александра Лебедева, рекрутер, «Яндекс Маркет»
Обратная ситуация: нового сотрудника встретили, объяснили план работы, дали время на онбординг. Такой подход уберёт сомнения у новичка, и ему будет проще войти в рабочий процесс, к тому же это экономит ресурсы компании, потому что сотрудник быстрее приступит к задачам.
Какие плюсы для организации:
- Снижение уровня текучести: сотрудник, которого адаптируют и помогают на первых этапах, не захочет уходить, а другой сотрудник, на которого не обратили внимание, уйдёт легко.
- Снижение затрат на поиск кандидатов: на постоянный отбор кандидатов компания тратит суммы от одного до трёх окладов.
- Снижение ошибок в работе новичка: чем больше сотрудник вовлечён в работу, тем меньше будет совершать ошибки.
- Увеличение эффективности нового сотрудника: чем больше новичку уделили времени, объяснили его обязанности и принципы работы, тем продуктивнее он будет работать и быстрее принесёт результат.
Адаптация с правильной подачей помогает новичку освоиться. Пример из практики одного из наших клиентов на этапе онбординга: 93% сотрудников ответили, что с ними провели беседу в устной форме, объяснили задачи, и 7% заметили, что им ничего не объяснили, отправили работать. Вторые ушли из компании в период стажировки.
Ещё мы спросили, давали ли новым сотрудникам материалы по продукту: 67% опрошенных ответили, что продукцию изучали по ходу стажировки, а 33% заметили, что материалы были, но если бы они были в электронном виде, изучение стало бы проще.
Никто из опрошенных не сказал, что адаптация не нужна. Напротив, 90% отметили, что хотели бы усовершенствовать программу, и дали рекомендации:
Когда у меня проходила адаптация, то мне предоставили каталог с продукцией для изучения. Провели вводную лекцию и сказали приступать к работе. Честно сказать, было немного скучно. Мне кажется, что если бы предоставили чек-лист с задачами на день, неделю или месяц, то работать было бы интереснее и моя продуктивность бы повысилась.
Екатерина, продавец-консультант
Сказано — сделано. Собрали для вас план чек-листа для позиций массового найма и подготовили готовый образец для продавца-консультанта.
Чек-лист для адаптации новых сотрудников
Пункты, собранные в чек-листе, — общие и охватывают аспекты, которые можно включить в адаптацию сотрудника. Выбирайте подходящие и не забывайте, что информацию стоит давать в электронном виде, чтоб она была под рукой и не потерялась.
- Знакомство с компанией: история, миссия, ценности и цели
- История развития организации: когда она была основана, откуда берёт начало, интересные факты, если есть, каких высот достигла за это время.
- Миссия организации: к чему нужно прийти в итоге, для чего работает компания, к чему стремится.
- Цели организации: что нужно сделать в указанные сроки, на что делать акцент.
- Ценности компании. Расскажите о преимуществах организации перед другими, чем вы можете гордиться: может быть, высокий профессионализм, забота о сотрудниках и т.д.
- Строение компании: отделы, иерархия, корпоративная политика и культура
- Обозначить должности, например в виде пирамиды, и рассказать, как происходит делегирование полномочий. Так сотрудник увидит, как у вас всё выстроено, и поймёт, к кому он может обратиться, если появится та или иная проблема
- Познакомить с корпоративной политикой, объяснить, к кому и как можно обратиться, какие мероприятия, собрания проходят в компании.
- Рассказать детально о должности нового сотрудника и обозначить его обязанности и задачи.
- Расписать, как подаётся заявление на отпуск или увольнение, и рассказать, что нужно сделать в случае болезни.
- Рассказать про график работы, который будет у сотрудника, указать часы обеда и отдыха.
- Рассказать, где находятся другие отделы компании (а потом лучше показать) и по каким вопросам можно к ним обратиться.
- Знакомство с коллективом: личное, письменное, контакты
- Лично представить нового сотрудника коллективу.
- Предоставить материал, где будет список сотрудников с фотографиями и должностями. Будет плюсом, если указать интересы сотрудников, это поможет быстрее их запомнить.
- Представить новому сотруднику куратора, который поможет в адаптации и ответит на возникающие вопросы.
- Товары и продукция: то, с чем работает сотрудник напрямую
- Составить чек-лист по продукции для новых сотрудников, в нём расписать характеристику товара. Он нужен для того, чтобы новичок уже на следующий рабочий день умел ориентироваться в товаре и мог помочь покупателю с выбором.
- Рабочее место: как одеваться сотруднику и где находиться
- Оповестить о дресс-коде, если он имеется, или рассказать, где взять рабочую униформу.
- Показать рабочее место новому сотруднику, рассказать, где находится столовая, гардероб, комната для удобств.
- Заработная плата: из чего составляется, когда выплачивается и есть ли премии
- Рассказать, как и в какой период начисляется зарплата.
- Если есть премии в компании, тоже необходимо об этом оповестить, чтобы у работника был стимул. Объяснить, как рассчитывается премиальная часть, чтобы сотрудник мог самостоятельно высчитывать и заранее знать свой доход.
- Правила поведения: общение, позиционирование, решение конфликтов
- Показать, как должна происходить коммуникация с клиентом, что делать, если произошла конфликтная ситуация с покупателем.
- Рассказать, что делать в случае возврата товара.
- Расписать примерный диалог с покупателем на английском языке.
- Дополнительная информация: всё, что ещё важно знать сотруднику
- Предупредить об опасностях на работе и провести беседу о технике безопасности.
- Познакомить с планом об эвакуации и показать действия, которые необходимы в случае ЧС.
- Показать инструкцию по оказанию первой помощи.
- Составить чек-лист на первый рабочий день.
Пример: чек-лист для продавца-консультанта в первый рабочий день
Как помогает в адаптации сотрудников чат-бот: 3 простых шага к созданию своего чат-бота
В небольших компаниях провести адаптацию несложно, но что делать при массовом найме персонала, и/или если это удалённый сотрудник? В таких ситуациях на помощь и приходит наш чат-бот.
- Настройте сценарий.
Вы можете воспользоваться готовыми сценариями из нашей библиотеки, которые мы создали специально для рекрутинговых и эйчар-целей и отдельных сфер работы компаний. Или же вы можете адаптировать сценарий под себя. В сценарий вы можете, например, включить: график работы, контакты менеджера, план задач на неделю. Также к сообщению можно прикрепить фотографию, файл или рисунок — отправить презентацию о вашей компании и рассказать, как всё устроено.
- Добавьте участников.
Участники — это те, кому вы адресуете рассылку через чат-бота. Загрузите Excel-файл с контактами сотрудников. Базы сотрудников можно сегментировать: например, файл с теми, кто вышел на работу первый день, или опрос тех, кто работает уже месяц. Создайте для каждой рассылки отдельный сценарий и получите бОльшую вовлечённость сотрудников.
- Разошлите рассылку.
Сценарий прописан, сотрудники добавлены, остаётся запустить рассылку. Чат-бот автоматически отправляет сообщения загруженной базе через мессенджеры или SMS — привычные для ваших сотрудников каналы коммуникации.
- Анализируйте данные, собранные чат-ботом в процессе рассылки.
Адаптация завершена. На протяжении всего общения с сотрудниками чат-бот собирает аналитику и вы сможете посмотреть: какой процент вовлечённости, через какой канал ваши сотрудники общаются больше всего, кто застрял на каком этапе воронки и т.д. Принимайте решения по улучшению вашей адаптационной воронки, основываясь на автоматически собранных данных.
Адаптация — один из ключевых этапов взаимодействия с новым сотрудником
Автоматизированная адаптация поможет выстроить отношения с новым сотрудником и сэкономить время, которое HR-менеджеры посвятят другим задачам, например улучшению HR-бренда или изучению аналитики.
Человеческий фактор никто не отменял, но и без оптимизации уже никуда. Businessinsider говорит, что почти 40% пользователей во всем мире предпочитают взаимодействовать с чат-ботами. Настройте адаптацию с чат-ботом и держите руку на пульсе жизни ваших сотрудников!
