С развитием бизнеса увеличивается и потребность в сотрудниках. Чтобы быстро и качественно закрывать вакансии, мы используем чат-ботов в разных вариациях: интеграция с HeadHunter для обработки откликов и для холодного поиска, реферальная программа и таргетированная реклама для дополнительного трафика кандидатов.
Как работают чат-боты в рекрутинге? Какие результаты мы от них получаем? Рассказываю об этом в статье.
Проблема: большое количество открытых вакансий
«АЛИДИ Продвижение» — коммуникационное агентство, развивающее новейший канал розничной торговли для своих клиентов. «АЛИДИ Продвижение» входит в группу компаний «АЛИДИ» — ведущего дистрибьютора и логистического оператора в России, Беларуси и Казахстане. Компания появилась на рынке России в 1992 году, а в Казахстане — в 2016.
Я работаю по линии продвижения в Казахстане 2 года. В нашей команде подбора 7 человек: руководитель подбора, я — ведущий специалист по подбору — и 5 рекрутеров. Мы занимаемся подбором на офисные и массовые позиции по всему Казахстану. Наш основной партнёр — это «Филипп Моррис Казахстан», мы с ними сотрудничаем по бренд-лайну и ведём их островки в торговых центрах: занимаемся подбором и удержанием персонала.
Когда я пришёл в компанию, чат-бот уже был в подборе, но команда не пользовалась им активно. По всему Казахстану было 110-115 точек, куда требовалось 220 сотрудников в месяц — закрыть такую задачу за короткий срок было нереально. Ко всему прочему, была большая текучка персонала, и нужно было восполнять штат.
Я начал активно пользоваться ботом: выделил время на загрузку кандидатов в бота и на их обработку после бота. Кроме того, я выступил инициатором внедрения автоматизированных базы знаний и exit-интервью, чтобы разгрузить руководителей от рутинных вопросов и узнавать причины оттока сотрудников.
Решение: с чат-ботами и интеграцией увеличили скорость закрытия вакансий
Основные массовые вакансии, которые мы закрываем с помощью чат-бота, — это продавцы и промоутеры. Мы настроили интеграцию вакансий в HeadHunter, чтобы отклики автоматически попадали в бота. Если не хватает подходящих кандидатов, мы используем чат-ботов и при холодном поиске. А совсем недавно, чтобы привлечь дополнительный трафик кандидатов, мы внедрили реферальную программу и таргетированную рекламу.
Интеграция с HeadHunter помогает моментально реагировать на отклик, а мы можем быстрее отбирать нужных нам кандидатов. Для запуска мы выбрали готовый шаблон сценария чат-бота и адаптировали его под свои условия.
Когда кандидат откликается на вакансию в HeadHunter, чат-бот представляется, рассказывает об условиях и проводит опрос по вакансии.
После опроса чат-бот приглашает кандидата на собеседование в определённый промежуток времени и оставляет контакты менеджера, если остались вопросы.
Холодный поиск с участием чат-бота через кнопку расширения
Помимо обработки откликов, мы работаем с холодным поиском: ищем резюме на HeadHunter, добавляем кандидатов в бота через расширение в браузере, а бот начинает диалог по сценарию.
Обязательное требование для продавцов — возраст от 21 года (так как законы Казахстана запрещают продавать табачную продукцию лицам младше 21 года). Мы этот вопрос внесли в сценарий бота, чтобы определить, целевой кандидат или нет.
После опроса чат-бот предупреждает, что с кандидатом свяжется HR-специалист.
Таргетированная реклама
Если в больших городах нам хватает откликов с HeadHunter, то в северных регионах мы недавно запустили таргетированную рекламу, чтобы увеличить поток кандидатов.
Кандидат по таргетированной рекламе переходит в диалог с ботом, где проходит аналогичный сценарий по подбору.
Реферальная программа
Чтобы организовать дополнительный поток кандидатов, мы внедрили автоматизированную реферальную программу. Ссылку на бота по реферальной программе мы распространяем в группах для сотрудников.
Сотрудник переходит по ссылке и попадает в чат с ботом, где знакомится с правилами программы и оставляет контакты знакомого.
Чат-бот запрашивает данные реферера и благодарит за участие в программе.
После завершения диалога мы связываемся с каждым рефераломи приглашаем на собеседование.
Дополнительные решения: база знаний и exit-интервью
Чтобы сотрудники могли найти ответы на все интересующие вопросы самостоятельно, мы внедрили чат-ботов для справочника. Также с помощью чат-ботов мы собираем обратную связь от уволенных сотрудников и анализируем ответы.
Справочник для сотрудников
К бухгалтерам, менеджерам, рекрутерам часто начали приходить сотрудники с повторяющимися вопросами: как оформить отпуск, есть ли открытые вакансии и т.д. Я увидел кейс ANCOR про автоматизированные внутренние коммуникации и решил внедрить что-то подобное и для наших сотрудников.
Мы собрали обратную связь от коллег, создали бота для базы знаний и отправили ссылки управляющим, чтобы они переслали своим сотрудникам. В сценарий чат-бота по справочнику включили все вопросы, с которыми чаще всего обращаются сотрудники.
Такое решение мы внедрили совсем недавно, но, если верить имеющейся обратной связи, управляющие стали меньше отвечать на вопросы сотрудников, потому что основная информация есть в боте.
Автоматизированное exit-интервью
До внедрения чат-бота в exit-интервью компания проводила опрос уволенных сотрудников с помощью Google-форм — мы не понимали, куда уходят эти данные, насколько честно отвечают респонденты. Кроме того, иногда мы обзванивали сотрудников, но они часто не отвечали на звонки.
Мы решили изменить способ коммуникации и попробовать проводить автоматизированные выходные интервью с помощью чат-ботов. В сценарий чат-бота мы внесли вопросы о компании, о руководителе, о системе мотивации, о причинах увольнения и т.д.
Респонденты хорошо реагируют на чат-ботов по exit-интервью, и конечная конверсия составляет 40%. Мы вносим показатели выходных интервью в отчёты и анализируем их, чтобы видеть полную картину увольнений сотрудников.
Результаты: с помощью чат-бота увеличили количество подходящих резюме c 30 до 90 в неделю
Кандидаты часто в резюме не указывают возраст, а для нас критически важно, чтобы соискателю был 21 год. Раньше, чтобы узнать возраст кандидата, мы тратили 3-5 минут на звонок — сейчас бот это делает за 1 секунду, а рекрутеры работают уже с теми, кто точно подходит по этому критерию. С внедрением автоматизации в рекрутинг у нас уходит меньше времени на обработку откликов, потому что настроена прямая интеграция с работными сайтами: если при ручной обработке я направлял заказчикам 30 резюме в неделю, то с чат-ботом — 90.
Интегрированные чат-боты экономят время и увеличивают скорость обработки откликов
С чат-ботами мы начали быстрее обрабатывать отклики, передавать их заказчикам и закрывать вакансии, потому что берём в работу только подходящих кандидатов. Также автоматизированные справочник и exit-интервью освободили коллег от рутинных вопросов и увеличили скорость получения ответа.
Наши дальнейшие планы — настроить интеграцию с 1С, чтобы выходные интервью проходили не через ручную загрузку в ботов, а автоматизированно.
