Частая беда масснайма — нехватка кандидатов и недозвоны. С ними столкнулась и наша команда. Чтобы не разорваться в стремлении закрыть все вакансии в срок, мы решили найти себе помощника чат-бота. Теперь боты ежедневно забирают на себя часть задач по рекрутингу: обрабатывают базы, недозвоны, отклики, а также интегрируются с нашими внутренними системами и передают данные быстрее, чем если бы мы переносили всё вручную. Кроме того, интеграция автоматизированных инструментов — это не только хороший способ быстро реагировать на отклики, но и возможность работать в одном окне.
Как устроена цепочка найма в нашей компании, какие дополнительные источники привлечения мы используем — раскрываю вопросы в статье.
Проблема: рекрутеры тратят много времени на поиск кандидатов
«Виктория» — российская частная сеть продовольственных магазинов. В сеть входят супермаркеты, магазины у дома «Квартал» и «Дёшево», а также логистический центр в Калининграде. Наши магазины есть в Калининграде и Калиниградской области, в Москве и Московской области. В этом году нам исполняется 30 лет, а общая численность сотрудников составляет 5000 человек.
Так как наша компания занимается розничной торговлей, в подборе очень много линейных позиций: кассиры, продавцы, повара, кладовщики и т.д. Объём открытых вакансий достигает 700 на 7 рекрутеров в команде — это очень много, учитывая, что на рынке низкий поток массового персонала. Мы столкнулись с проблемой: для закрытия вакансий не хватает кандидатов, а соискатели, даже те, которые сами откликнулись, не отвечают на звонки.
Тогда мы решили: если кандидаты не отвечают на звонки, то им нужно писать — это был наш основной мотив. Сначала мы делали это вручную, а потом попробовали автоматизировать и внедрили чат-ботов HR Messenger.
Решение: если кандидаты не хотят отвечать на звонок — будем писать в мессенджере
Чат-боты в подборе выполняют несколько основных функций: от обработки откликов до холодного поиска.
У нас минимальные требования для кандидатов в масснайме, поэтому мы использовали ёмкие сценарии для коммуникации с кандидатами.
Обработка базы недозвонов и уволенных сотрудников: автоматически передаём кандидатов чат-ботам с помощью интеграции с E-Staff
С помощью интеграции с нашей ATS-системой E-Staff, мы перенесли в чат-ботов всю базу кандидатов, которая накопилась за три года: бот сам начинал диалог с соискателями и собрал данные по ним всем.
Чат-бот оповещал кандидата, что в компании увеличилась зарплата, тем самым повышая интерес.
После завершения диалога чат-бот передавал респондентов обратно в ATS-систему под новыми статусами, по которым рекрутеры видели, кто заинтересован в вакансии.
Холодный поиск кандидатов: передаём кандидатов боту через кнопку расширения
Из-за нехватки кандидатов мы подключаем холодный поиск. Мы ищем кандидатов на работных сайтах: Авито Работа, HeadHunter, Работа.ру — и через расширение для браузера HRM Рекрутер одним нажатием передаём контакты понравившихся кандидатов чат-боту.
Чат-бот забирает контакты, сам начинает диалог и рассказывает об условиях вакансии.
Если кандидата устраивают условия вакансии, чат-бот предупреждает о звонке рекрутера и оставляет номер телефона для связи.
Также у нас настроена обратная интеграция с ATS-системой: в конце диалога чат-бот передаёт данные кандидатов в E-Staff и обновляет статусы
Обработка откликов: скрининг кандидатов
Если в сезон увеличивается поток кандидатов, мы подключаем интеграцию с работными сайтами для обработки откликов: чат-бот автоматически забирает отклики и рассказывает о вакансии.
Также чат-бот задаёт уточняющие вопросы и предупреждает, что с кандидатом свяжется рекрутер.
После завершения диалога чат-бота также передаёт результаты в E-Staff.
Привлечение кандидатов: баннеры с QR-кодами, ведущими на портал вакансий
Чтобы привлечь дополнительный поток кандидатов, мы запустили баннеры с QR-кодами, которые распространили по торговым точкам. Мы разместили такие наклейки на входных дверях, на терминалах у кассиров, на камерах хранения и на холодильниках.
Пока покупатель стоит в очереди, он сканирует QR-код, попадает на портал вакансий и выбирает подходящую позицию. Там же он может откликнуться, а чат-бот мгновенно начнёт диалог и подробно расскажет об условиях.
Результат: Чат-боты облегчают рутинную работу, потому что через переписку мы затрачиваем меньше времени на установление контакта с кандидатом
С чат-ботами теперь наши недозвоны обрабатываются на 100%, потому что раньше мы могли звонить бесконечно, так и не дождавшись ответа, а теперь мы сразу отдаём контакты чат-боту и получаем результат. А по базе уволенных кандидатов мы смогли вернуть и трудоустроить 10% кандидатов — это хорошее количество соискателей, которых мы могли бы просто потерять.
Баннеры с QR-кодами всколыхнули наших покупателей и превратили их в потенциальных соискателей — это хороший инструмент для привлечения дополнительного трафика кандидатов. А благодаря интеграциям чат-ботов с работными сайтами и ATS-системой мы работаем в одном окне, что помогает экономить время и не терять фокус.
Чтобы руководство оценило эффективность инструмента и одобрило чат-ботов для дальнейшего использования, мы проводили срез показателей после пилота и получили такие цифры:
- конверсия при холодном поиске — 28%;
- конверсия при обработке недозвонов — 20%;
- конверсия при обработке базы с уволенными кандидатами —29%;
- конверсия при обработке откликов с Авито Работы и HeadHunter — 35%.
Рекрутеры стали тратить намного меньше времени на поиск и обработку кандидатов, для них чат-бот — настоящий помощник, и им очень нравится работать с ботом.
Чат-боты — настоящие помощники для рекрутеров
Чат-боты в рекрутинге действительно очень хорошо помогают: можно потратить много времени на звонки и не дозвониться, а можно написать кандидату — и шанс, что он ответит, намного выше. Боты помогают нам не только в рекрутинге, но и в других задачах, например, в оценке качества нашей работы: с помощью него мы проводили опрос после собеседования о том, как прошла встреча, всё ли понятно и т.д. Также с помощью чат-ботов мы проводили exit-интервью и искали причину ухода сотрудников: так мы узнали, что многим просто не подходит заработная плата, о чем мы незамедлительно сообщили руководству.
Мы чётко понимаем, что даже если соискателей становится меньше, даже если базы переработаны, использование чат-ботов HR Messenger — это всё равно шаг вперёд, и после того, как попробуешь, не хочется делать шаг назад. Чат-боты не только в подборе, но и в адаптации и внутренних коммуникациях с сотрудниками — идеальный вариант комплексной автоматизации, и мы к нему стремимся!
