В HR-сфере я более десяти лет, семь из которых занимаю руководящие должности. За это время реализовано более десятка HR-проектов, с нуля собрано несколько HR-команд и опытным путем доказано, что HR-процессы можно измерить и оцифровать.
Сейчас я работаю в ТС «Победа» — это федеральная розничная торговая сеть магазинов-дискаунтеров с собственными логистическими центрами и транспортными компаниями. Моя область ответственности — внедрение HR-технологий и HR-аналитика. Как и во многих компаниях, у нас используется большое количество различных технологий и программных продуктов в HR-процессах, например, в адаптации и exit-интервью. Чтобы системно подойти к вопросу управления ими, мы с командой решили использовать подход построения HR IT-ландшафта. В статье расскажу, как использовать этот подход, как он работает в нашей компании, и какие результаты мы получаем.
HR-ландшафт: что это такое и как понять, что пора его формализовать
HR-ландшафт — это совокупность сервисов и программных решений, используемых компанией в процессах управления персоналом. Такой подход берёт начало в IT-отрасли и имеет шансы пройти такой же путь в HR, как и EJM, изначально пришедший из маркетинга. HR-ландшафт есть в каждой организации, которая пользуется автоматизированными решениями, однако он не всегда может быть структурирован и формализован.
Управлять большим количеством программных решений сложно: не всегда очевидно, какие решения являются основными, какие стоит развивать, а от каких стоит отказаться. На старте перед нами стоял вопрос понять, какие ПО у нас есть и как они используются. Также мы понимали, что необходимо сформировать целевой ландшафт, отвечающий HR-стратегии и стратегии бизнеса, и, конечно же, определить главные боли, за которые беремся в первую очередь.
Построение ландшафта для систематизации HR-решений
Построение HR-ландшафта можно сравнить со строительством дома: фундамент, планировка, определение входов и выходов, организация мест хранения — каждая из этих частей важна, и без их понимания дом мечты не построить. Но разберем по порядку:
- Фундамент. Это основа, на которой все держится. В ландшафте этот элемент называют мастер-системой. Зачастую мастер-системой выступает система кадрового учета. Этот процесс уже автоматизирован почти у всех и содержит главные сведения — о структуре, о сотрудниках и их перемещениях.
- Планировка. В доме мечты может быть разное количество и наполнение комнат — все зависит от потребностей и возможностей владельца. В ландшафте этот уровень тоже очень индивидуален, каждая компания может иметь свой набор функциональных систем и технологий в зависимости от потребности и глубины HR-процессов. У кого-то акцент на подборе — в арсенале должна быть ATS-система и, например, рекрутинговые боты, если ставка на обучение и развитие – необходима LMS или ТMS, а, возможно, что есть и то, и другое, и не по одному варианту.
- Входы/выходы или окна/двери. За этот вопрос отвечают отдельные системы или интерфейсы, через которые пользователи взаимодействуют с ландшафтом компании: корпоративные порталы, приложения, личные кабинеты с разными видами доступа.
- Кладовая. Чтобы быстро найти что-нибудь нужное, необходимо четко знать, где это лежит. Каждая из систем ландшафта генерирует полезные данные — чтобы их анализировать, необходимо озадачиться вопросами их правильного хранения.
Как систематизировать HR-ландшафт: определение взаимосвязей программных решений
Для начала нужно определить текущее состояние каждой из систем: в каких процессах задействована, отвечает ли она потребностям бизнеса, есть ли риски ее использования. В таком анализе помогает принцип светофора: «зеленые» остаются, а «красные» требуют срочного вмешательства.
Далее нужно проанализировать связи между системами. Некоторые программы могут быть не взаимосвязаны — это тоже нормально. Кроме того, имеет значение и вид связи; потенциально возможные: вручную, полуавтоматически (выгрузка Excel- или csv-файла) или полностью автоматически (бесшовная интеграция).
И, наконец, самое главное — информация. Нужно четко продумать цепочку движения потока данных:
- Как организован ввод первичных данных?
- Какие данные нужно передавать? Откуда и куда? Как много и как часто?
- Как организован вывод данных? Не всегда у систем есть техническая возможность вывести информацию так, как хочет увидеть пользователь.
- Как организовано хранение данных? 80% успеха анализа информации — это их правильное хранение.
- Есть ли разрывы или дубли потока информации? Если такое выявляется, важно исправить проблему до того, как она масштабируется.
Визуализация HR-ландшафта
Когда понятна иерархия систем, их взаимосвязи и поток данных, нужно визуализировать HR-ландшафт для лучшего восприятия. Построение визуала — это сложный творческий процесс, который не имеет шаблонов и правил, все зависит от задачи и навыков HR-архитектора. Сложные варианты лучше делать совместно с техническим архитектором.
В целом достаточно использовать упрощенные варианты, ориентированные в своей основе на жизненный путь сотрудника или имеющиеся HR-функции.
Изменения в управлении персоналом с применением HR-ландшафта: кейс ТС «Победа»
Для визуализации нашего HR-ландшафта мы выбрали кругоцентричную форму, в центре которой поместили нашу мастер-систему. Вокруг неё расположили наши HR-процессы с набором программ и взаимосвязей между ними. Цветовая индикация, а также условные обозначения легко воспринимаются за счет включенной в визуализацию легенды.
В качестве эталона нам нужен был вариант, который учитывал бы стратегию бизнеса и HR. Используя тот же подход, мы сформировали целевое видение нашего HR-ландшафта
Нельзя автоматизировать всё и сразу, поэтому к своей цели мы идём постепенно: каждый квартал проводим check-up и анализируем, насколько мы приблизились к конечной точке.
Результаты формирования HR-ландшафта
Подход в управлении персоналом через HR-ландшафт помог нам систематизировать имеющиеся программы. Теперь мы знаем, какие HR-технологии есть у нас в арсенале, и как ими управлять. Также с помощью HR-ландшафта мы организовали корректный и прозрачный поток данных, который является основой для HR-аналитики. А визуализация модели HR-ландшафта подсветила нам проблемные зоны и сформировала цели для достижения стратегии.
HR-ландшафт для управления персоналом
HR-технологии не стоят на месте и постоянно развиваются, открывая новые возможности. Учитывая тренд на автоматизацию, не удивительно что ИТ-инструменты находят своё отражение в других сферах, помогая системно управлять многообразием программных продуктов и сервисов. Применяйте HR-технологии и будьте на шаг впереди стандартных подходов в управлении персоналом.
HR Messenger — часть HR-ландшафта команды ТС «Победа», и об этом мы рассказываем в кейсах про автоматизацию адаптации и exit-интервью.
