Наша команда подбора состоит из одиннадцати человек: десять рекрутеров и я, руководитель. Когда я из HRBP перешла на должность руководителя и оценила воронку кандидатов, увидела, что у команды большое количество недозвонов. Тогда я задумалась, как решать эту проблему и дотягиваться до кандидатов, и мне пришла идея использовать чат-ботов.
Изначально мы запустили их для обработки недозвонов, а потом и на отклики с работных сайтов. Также в сезон у нас есть потребность во временном персонале — тут нам тоже помогают чат-боты. Какие результаты мы получили с помощью автоматизации — рассказываю в статье.
Примечание редакции: в декабре мы в HR Messenger проводили премию «Супергерой HR Messenger» — команда SOKOLOV стала финалистом в номинации «Лучшая команда» и выиграла в номинации «Несравненный амбассадор». Читайте статью о том, как прошла премия — там мы собрали лучшие кейсы наших клиентов.
Вызовы подбора: из-за недозвонов рекрутеры не выполняли план
Компания SOKOLOV — сеть магазинов ювелирных изделий. Основная массовая позиция — продавец-кассир, их мы ищем для магазинов по всей России. У каждого рекрутера стоял норматив закрывать по 30 вакансий в месяц, но из-за большой нагрузки и большого количества недозвонов рекрутеры в среднем закрывали только 16.
Эти боли мы доверили чат-ботам HR Messenger.
Решение: чат-бот для обработки откликов и недозвонов
Свою работу мы начали с недозвонов: раньше рекрутер звонил всем откликнувшимся кандидатам, если тот не отвечал, то подключался чат-бот. Теперь же мы переделали процесс: чат-боты сразу забирают откликнувшегося кандидата и собирают его данные, а рекрутер анализирует их и звонит только тем, кто релевантен вакансии. Также мы загружаем свою базу недозвонов или тех, кто не дошел до собеседования — чат-боты общаются с ними и возвращают в воронку.
При внедрении чат-бота мы тестировали разные сценарии, чтобы посмотреть, на какие из них кандидаты реагируют лучше.
Сейчас наш сценарий начинается так:
Если кандидату интересна вакансия, мы рассказываем об условиях работы.
Если кандидат соглашается на них, переходим к отсекающим вопросам, чтобы понять, подходит он нам или нет.
И в завершении диалога чат-бот отправляет доброжелательное сообщение о том, что с кандидатом свяжутся. Вместо того, чтобы вручную обзванивать всех соискателей, рекрутер заходит в отчёт по боту, выбирает подходящих и приглашает на собеседование. Тех кандидатов, которые сейчас нам не подходят, мы добавляем в базу и связываемся с ними в будущем.
Кстати, мы заметили, что, если рекрутер звонит релевантному кандидату в течение 5-10 минут после завершения чат-бота, он дозванивается в 100% случаев. Поэтому сейчас мы стараемся максимально быстро связываться с ними.
Когда нам не хватает входящего потока, мы грузим в ботов базу кандидатов, которые нам не подходили — связываемся с ними и спрашиваем, актуальна ли им вакансия. Был случай, когда чат-боты за раз обработали базу из 4000 кандидатов — вручную на это бы ушла не одна неделя.
Результаты: рекрутеры закрывают в два раза больше вакансий
У нас много сложных требований к финальным кандидатам, но несмотря на это команда подбора в тандеме с чат-ботами повысила эффективность подбора на 100% в сравнении с аналогичным периодом прошлого года. Если раньше один рекрутер в среднем закрывал 16 вакансий, то сейчас — 32. При этом все условия подбора остались такими же, менялись лишь инструменты, которые помогали достигать целей.
Благодаря автоматизации уменьшилось количество недозвонов и нагрузка на рекрутеров. Также мы достигли моей цели, которую я поставила при назначении на должность, — улучшать производительность команды и HR-процессы. Мы регулярно оцениваем изменения в процессах и результаты по разным проектам, и цифры говорят, что эффективность подбора поднимается на 10-20% от месяца к месяцу.
Советы тем, кто задумывается о внедрении автоматизации
Инструменты автоматизации нужно внедрять в процессы не потому, что это модно. Нужно подходить основательно и начинать с потребностей бизнеса, чтобы не просто ускорить, а повысить качество подбора.
Вместе с Екатериной Недельчо, руководителем по подбору персонала в «Ашан Россия», мы составили чек-лист на основе нашего опыта внедрения автоматизации — он поможет замотивировать команду использовать новый инструмент. Скачивайте по ссылке:
Чат-боты повышают производительность команды
Чат-боты в SOKOLOV справились со своими главными задачами — сократили количество недозвонов и повысили эффективность подбора. Кроме того, чат-ботов мы используем в exit-интервью: бот пишет уволенным сотрудникам, а HR-специалист звонит только в том случае, если сотрудник не ответил. Результат — конверсия выходного интервью 89-95%. Сейчас начинаем внедрять адаптацию, где чат-боты будут проводить пульс-опросы и мониторить процесс онбординга новичка в компании. Автоматизация сильно экономит время и минимизирует шансы на ошибки — именно поэтому мы так её любим и всем советуем внедрять.