Герой HR Messenger: как Артур из EFES Kazakhstan оптимизирует внутренние процессы с помощью чат-ботов и дэшбордов

Цифры, аналитика, результат — HR-специалисты утверждают, что без этого невозможно двигаться в HR-процессах. Это подтверждает и HRBP в EFES Kazakhstan Артур Сулейменов, который использует чат-боты и дэшборды в своей ежедневной работе.

Как в компании EFES внедрили чат-ботов в разветвлённый процесс адаптации сотрудников? Как автоматизированная аналитика помогает в работе? Как чат-боты влияют на бренд работодателя? Об этом и не только Артур расскажет в интервью.

Как давно вы в сфере HR? Какие задачи вы решаете в своей работе?

В HR я больше 11 лет, и это был осознанный выбор. Я начинал с универсальной сферы — с рекрутинга. Далее планомерно развивался в остальных направлениях и пришёл к тому, что мне интересен HR в целом: процессы, digital-инструменты, проекты, автоматизация и решения — то, что можно пощупать и померить на стыке HR и бизнес-аналитики.

В компании EFES Kazakhstan я работаю HRBP около четырех с половиной лет. Роль HRBP находится на стыке бизнеса, бизнес-подразделений и самого направления HR. Ты должен не только быть экспертом в области HR-рекрутинга, обучения и работы с талантами, внутренним консультантом по трудовому законодательству и по организационному дизайну, но и одновременно понимать, чего хочет бизнес и конкретно те подразделения, с которыми работаешь, — в чем специфика сферы, какие показатели у подразделения и роль в организации, с какими «болями» оно сталкивается по части работы с персоналом.

Что вы любите в своей работе? Какие навыки необходимы для вашей сферы?

В моей сфере нет таких навыков, которые не были бы полезными: никогда не знаешь, когда тебе пригодятся знания в Excel и аналитике, или, например, в построении презентаций и визуальных решениях, применение инструментов коучинга при диалогах с сотрудниками или даже базовые знания в области финансов, маркетинга или продаж. HR — это универсальная сфера, в которую можно углубляться и углубляться. Например, такие специфические направления как C&B — оценка должностей, проекты по совокупному вознаграждению, аналитика и т.д.; или T&D — работа с талантами, определение потребностей в развитии, проведение и организация тренингов, коучинг и т.д.

В HR нет навыков, которые были бы лишними.

Но если все же выделить топ-3 навыка для HR-специалиста, то я бы назвал:

  • Внешний и внутренний нетворкинг. Если ты занимаешься, например, рекрутингом, ты уже знаешь кадровый рынок и ценных специалистов в своей сфере. Если мы говорим про внутренний нетворкинг — здесь ты определяешь ценные контакты, которые могут помочь с проектами и поддержать новое направление или идею. Это всё про коммуникацию и установление полезной сети контактов.
  • Аналитика и запуск digital-решений. HR-сфера и рынок в целом постоянно развиваются, появляются такие решения как чат-боты, внутренние платформы и решения для автоматизации процессов. Это не только упрощает жизнь, но и может стать «фишкой» компании, успешно работая на развитие бренда работодателя. 
  • Постоянное саморазвитие. Это в целом касается не только HR-сферы, но и любого специалиста, который на 360 градусов увлечен своей сферой.

Как вы работаете с чат-ботами от HR Messenger? Какие впечатления от результатов?

Компания EFES Kazakhstan продвинута с точки зрения процессов по мотивации, адаптации персонала, работой с элементами корпоративной культуры, такими как Well-being. Мы уделяем внимание вовлеченности сотрудников и погруженности в корпоративную среду, сбору и анализу информации и т.д. Когда у тебя много всего, появляется риск, что ты за всем не успеешь: нужно и посмотреть результаты опросов вовлеченности, и провести exit-интервью, и зафиксировать результаты для разработки дальнейших проектов по улучшению, а также не забыть, что у тебя на адаптации новички, их нужно сопровождать и помогать нанимающему менеджеру мониторить процесс.

С ростом компании и увеличением количества процессов неизбежно страдает качество, мы тоже не всегда всё успевали — тогда и начали задумываться, как можно частично автоматизировать процессы и сократить рутинные задачи, исключить человеческий фактор. Начали с адаптации новых сотрудников. У нас этот процесс уже был выстроен, но вёлся он в ручном режиме. 

В нашего бота по адаптации входит не только информация, которой нужно делиться с новыми сотрудниками, но и несколько опросников.

Мы проводим опросы, даём советы и лайфхаки и руководителям, и сотрудникам — весь путь новичков в компании мы уместили в один сценарий чат-бота. Кроме того, бот периодически высылает интересные сообщения и напоминания. А чтобы новичок чувствовал, что с ним общается виртуальный друг внутри компании, мы даже дали ему имя и сделали процесс коммуникации более живым: например, теперь чат-бот шутит и использует эмодзи.

Следующий модуль — это exit-интервью (выходное интервью). Его легко запустить, и здесь не требуется длинный опросник. С помощью него мы узнаём, почему сотрудник покидает компанию, как он оценивает те или иные процессы или задачи, климат, стиль менеджмента — это экономит очень много времени.

Помимо этого, наши коллеги из отдела обучения и развития тоже применяют HR бота в своих процессах. Например, полевые сотрудники, которых у нас около половины от всего персонала, ожидаемо не смогут уделить достаточно времени для прохождения полноценных тренингов в середине рабочего дня, даже онлайн. Так мы все равно отрываем их от повседневной работы, где важна каждая минута, особенно в сфере продаж. Поэтому мы подготовили для них короткие видеоролики. В начале недели бот высылает один видеоролик с новым навыком, регулярно напоминает о нем, после чего сотрудник прямо в чате заполняет опросник о том, что он понял из видеоролика, а в ответ получает советы и рекомендации как практиковать этот навык — и так каждую неделю в течение всего курса. Это современный подход к обучению, здесь не нужно тратить 3-4 часа своего времени, но при этом сотрудники каждую неделю получают дозированную ценную информацию.

На этом мы не планируем останавливаться, есть еще многие процессы, в которых можно задействовать ботов — например, различные опросы лояльности и вовлечённости сотрудников, опросы по бенефитам компании и т.д. Полевые сотрудники редко пользуются корпоративной почтой, соответственно, наиболее удобный способ взаимодействовать с ними — через чат-ботов в мессенджере. То же самое и с операторами, которые работают на производстве на наших заводах.

Первый вау-эффект от чат-бота играет на восприятие бренда работодателя, потому что компания использует инновационные инструменты. Ещё в чат-ботах привлекает гибкость настройки и универсальность: их можно использовать для многих HR-процессов. И, конечно, аналитика — то, что важно для любого HR-специалиста. Чат-боты оцифровывают все взаимодействие с сотрудником вплоть до того, сколько минут кандидат или сотрудник потратил, отвечая на вопросы, на каких сценариях есть затруднения. Кроме того, можно посмотреть, сколько бот помог сэкономить в денежном эквиваленте. Например, мы подсчитываем количество сэкономленных благодаря автоматизации часов за месяц для каждого HR-специалиста, подсчитываем стоимость этих часов исходя из ежемесячной заработной платы и умножаем на объем работы. В итоге мы видим вполне конкретную выгоду, а также возможности задействовать HR-команду в новых проектах.

Как вы думаете, почему вас выдвинули в номинацию «Лучший HR дэшборд»?

Наверное, потому что EFES Kazakhstan заинтересован в улучшении процессов и использовании инноваций в работе с сотрудниками — ведь в этом есть очевидные преимущества для компании. Что обычно нужно собственникам бизнеса? Видеть цифры и конкретный результат (а не просто какие красивые проекты мы запустили и положительные отзывы о них) на одной странице (дэшборде). С точки зрения HR-процессов это конкретные метрики: текучесть, эффективность и сроки найма, уровень вовлечённости, количество тренинг-часов, количество ушедших сотрудников и разбивка по проблемным зонам и т.д. Дэшборды, над которыми мы работали, простые в плане понимания данных, удобные, подсвечивают проблемные области, которые требуют внимания, экономят время HR-команде и помогают руководству руководству в принятии data-driven решений.

Нам очень нравятся дэшборды. Это как раз то, что можно автоматизировать, настроить и получать информацию о том, что у вас происходит в каждом HR-процессе, что происходит с сотрудниками в каждом подразделении — и все это на одном листе. У нас уже есть 2 дэшборда по HR-процессам и текучести сотрудников, а также планы на третий дэшборд, где будут собраны все основные метрики HR для бизнеса.

Какие ваши впечатления от работы команды HR Messenger?

Первое контактное лицо — это Костя (исполнительный директор в HR Messenger. — Прим. ред.). Мы вместе работали в банке. Далее я познакомился с клиентскими менеджерами и аналитиками. В целом, быстрая реакция — это то, что мы ценим. Например, я вручную нарисовал картинку дэшборда в PowerPoint, а команда HR Messenger один в один воспроизвела и настроила этот дэшборд. Такой клиентский подход я очень ценю.

Что бы вы посоветовали рекрутерам и HR-специалистам в Новом году и в будущем?

Сохранять здоровый оптимизм. Этот год непростой, следующий год тоже будет непростым, судя по тенденциям. Тем не менее, в любом кризисе рождаются новые возможности и навыки. И этими вызовами и возможностями нужно пользоваться.  

Стоит по максимуму использовать digital-инструменты, ведь теперь удалённая работа всегда на повестке. HR-специалистам (и не только) я бы посоветовал развиваться, изучать, понимать потребности рынка или даже новых для себя рынков, потому что развитие — это движение вперед.

Автоматизируйте внутренние процессы

EFES Kazakhstan — именно та команда, которая максимально использует технологии автоматизации в своей работе, чтобы облегчить работу руководителям, HR-команде, и усиливать бренд работодателя. А как EFES Kazakhstan внедрил чат-бота для адаптации, и какие результаты получил — читайте в кейсе.