Через нашу команду подбора проходит большой поток кандидатов. На обработку откликов и перенос данных в ATS-систему рекрутеры тратили много времени, часть кандидатов «терялись» в воронке, кто-то оставался без обратной связи. Для решения этих задач мы внедрили в рекрутинг автоматизированных чат-ботов, интегрированных с ATS-системой, на которые ведут QR-коды. Такая связка помогла освободить рекрутеров от обработки откликов и ручного переноса данных, при этом получая релевантных кандидатов и укрепляя HR-бренд.
4 апреля с этим кейсом мы выступили на конференции HRM Expo, где подробно рассказали о жизни автоматизированного инструмента в компании и выиграли второе место! А в статье делюсь подробностями внедрения чат-ботов и их результатами.
Проблема: тратили время на обработку откликов и переносили данных кандидатов вручную
Gloria Jeans — одна из крупнейших компаний по производству и продаже одежды, которая работает на рынке 35 лет. По России, Беларуссии и Казахстану насчитывается более 670 магазинов, в которых трудится более 7000 сотрудников. Наша команда подбора ежемесячно набирает около 900 сотрудников: продавцы-консультанты, кассиры, администраторы и т.д. В сезон потребность в сотрудниках возрастает до 1500 человек.
Из-за таких больших объёмов команда подбора при обработке откликов теряла кандидатов в воронке: рекрутеры могли ошибиться при переносе данных, забыть кому-то ответить и т.д. Кроме того, множество кандидатов, которые откликались на наши вакансии, были нерелевантными, но команда подбора всё равно тратила время на скрининг и ручную обработку данных: на каждого из них уходило от трёх минут. А при холодном поиске более 45% кандидатов не отвечали на звонки, что опять же отнимало время отдела подбора.
Решить эти проблемы нам помогли чат-боты HR Messenger, которые не только мгновенно реагируют на отклики кандидатов и обрабатывают недозвоны, но и интегрируются с нашей ATS-системой E-Staff и передают результаты диалога по каждому кандидату.
Решение: бесшовная интеграция чат-ботов с QR-кодом и ATS-системой
Мы внедрили чат-ботов сразу по двум направлениям в рекрутинге: обработка откликов и обработка недозвонов.
Для таких решений мы разработали сценарии чат-ботов с вопросами по требованиям вакансий, чтобы определить, подходит нам кандидат или нет.
Обработка откликов: боты автоматически обрабатывают отклики и переносят в E-Staff
Для привлечения большего количества кандидатов мы используем QR-коды — они размещены на баннерах и листовках и ведут на чат-ботов. Боты проводят скрининг кандидатов и передают в ATS-систему результаты общения.
Сами баннеры мы размещаем в торговых центрах, а листовки в магазинах — там, где они будут заметны нашей целевой аудитории.
Отсканировав QR-код, кандидат попадает в чат-бота, который рассказывает о вакансии и задаёт вопросы, чтобы определить, подходит кандидат или нет.
А после завершения диалога чат-бот передаёт в ATS-систему данные о кандидате и проставляет статус, по которым рекрутеры определяют релевантность кандидата — это очень удобно, потому что для дальнейшей работы по воронке можно отфильтровать кандидатов по статусу.
Такой способ поиска кандидатов сокращает их путь. Рекрутеры получают кандидатов, релевантных для дальнейшей коммуникации, а также не тратят время на обработку неподходящих соискателей и внесение данных в ATS. Кроме того, чат-боты не оставляют ни одного кандидата без обратной связи, что только усиливает HR-бренд.
Обработка недозвонов: боты возвращают кандидатов в воронку
С внедрением чат-ботов теперь и недозвоны не остаются без внимания. Рекрутеры совершают несколько звонков кандидату, если он не отвечает, то контакты кандидата грузят в ботов, а они начинают диалог, проводя скрининг.
Сценарий чат-бота по недозвонам аналогичен сценарию обработки откликов: бот рассказывает о вакансии и задаёт уточняющие вопросы.
Рекрутеры берут в работу только подходящих кандидатов. С помощью обработки недозвонов чат-боты догоняют кандидатов и не дают им выпасть из воронки. Также мы замечаем, что кандидаты охотнее ведут общение в переписке, нежели по звонку.
Сбор обратной связи: боты для проведения опросов вовлечённости сотрудников
Увидев, что кандидаты хорошо реагируют на чат-ботов, мы решили внедрить их и для опроса сотрудников. Через личный кабинет HR Messenger мы грузим контакты сотрудников, после чего бот пишет сотруднику в WhatsApp.
Чат-боты предупреждают, что опрос анонимный и переходят к вопросам об удовлетворённости компанией. Опрос содержит 14 вопросов, которые касаются условий работы, административных моментов, отношения в коллективе и т.д.
Опросы мы проводим по всем регионам страны — это помогает увидеть слабые места для их проработки и сильные стороны для поддержания фокуса. Благодаря автоматизированным опросам мы провели глобальный мониторинг, на основе которого повысили заработные платы действующим сотрудникам и начали улучшать зоны отдыха на рабочих местах.
Автоматизированный рекрутинг с интеграцией с ATS-системой
Чат-боты с интеграцией с ATS-системой обрабатывают более 3000+ кандидатов в месяц без увеличения штата рекрутеров и экономят время на ручной обработке данных кандидатов. Боты обрабатывают отклики, связываются с теми, до кого не смогли дозвониться, проводят скрининг и собирают обратную связь. Такие инструменты сокращают путь кандидата и усиливают HR-бренд компании благодаря мгновенной обратной связи. Чат-боты — гибкий инструмент для автоматизации ваших уже выстроенных процессов.