Адаптация новых сотрудников в организации: разбираемся, зачем она нужна, и как компании её внедряют

Айгуль Мустафина, автор блога HR Messenger
Адаптация новых сотрудников в организации: разбираемся, зачем она нужна, и как компании её внедряют

Если верить опросам*, у 48% компаний нет программы адаптации, и очень зря: адаптация сотрудников в организации нужна, чтобы помочь новичку освоиться в компании и быстрее вовлечь в задачи, а также снизить текучесть персонала.

Ведение адаптации в организации не всегда забирает все силы HR-специалистов и требует полного контроля — часть процесса можно автоматизировать. Например, так делает компания «Ренессанс Банк», и успешно трудоустраивает до 80% новичков, которые начали проходить испытательный срок. 

В статье расскажем, что такое адаптация и зачем она нужна, какие этапы чаще всего включает, и как её можно автоматизировать.

Что такое адаптация сотрудников в организации: цели, этапы, метрики

Адаптация — процесс ознакомления и приспособления новых сотрудников к условиям работы и корпоративной среде организации. 

Адаптация персонала является важным этапом, который прямо связан с процессом подбора: если не уделять внимание новым сотрудникам, в организации будет расти уровень текучести и, как следствие, количество открытых вакансий. Адаптация новых сотрудников начинается уже с первого касания: с реакции компании на отклик кандидата и донесения информации о вакансии — всё это важно держать на высоком уровне. 

Один из примеров, которым можно вдохновиться, — опросы команды «Восток-Запад». Они собирают обратную связь после собеседования и пробного дня, чтобы оценить удовлетворённость кандидатов на начальных этапах взаимодействия с организацией. Подробнее — в статье.

Мы живем в период демографического кризиса, маленького потока кандидатов на рынке найма и низкого уровня безработицы (это подтверждают не только исследования*, но и эксперты из 585 Gold, «Виктория», LIME). Поэтому важно делать упор не только на привлечение кандидатов, но и удержание их и действующих сотрудников в организации — на начальном этапе ключевую роль играет именно процесс адаптации.

Текущие проблемы рынка найма

Цели адаптации сотрудников в организации

Чтобы запустить эффективный процесс адаптации в организации, нужно определить её цели. 

Чаще всего компании выделяют такие:

  1. Снизить текучесть персонала. Сотрудник, который видит, что его «ведут за руку» на начальных этапах, с меньшей вероятностью захочет уходить из организации. Например, с помощью внедрения процесса адаптации ГК «Поликлиника.ру» снизила уровень текучки персонала во время испытательного срока на 55%.  
  2. Снизить затраты на поиск новых сотрудников. Этот пункт вытекает из предыдущего — сейчас рынок на стороне кандидата, поэтому для организации выгоднее вовлечь и удержать нового сотрудника, чем искать кандидата на его место.
  3. Улучшить состояние сотрудников. Новичок почти всегда испытывает стресс в новой организации, и 79% респондентов даже готовы покинуть новую работу из-за стресса*. Поэтому сотрудников в первые недели важно поддерживать и помогать им вливаться, чтобы они быстрее смогли почувствовать себя частью команды. 
  4. Ускорить погружение. Если сотруднику объясняют его задачи и отвечают на вопросы, он быстрее сможет приступить к своим обязанностям. Для таких задач процесс адаптации внедряли в «Ренессанс Банке».
  5. Улучшить бизнес-показатели. С помощью адаптации новичок сможет быстрее понять суть задач и стать самостоятельным, затраты на его наём быстрее окупятся. 

Определение целей адаптации сотрудников в организации — это 50% от всей проделанной работы. Когда вы поняли, какие задачи хотите решить с её помощью, приступайте к планированию основных этапов адаптации.

Этапы адаптации сотрудников в организации

Адаптация в организации — последовательный процесс. Её этапы можно разделить на четыре основные части: 

  1. Пребординг. Некоторые компании начинают погружать сотрудников еще до официального вступления в должность — между получением оффера и подписанием договора. Например, рассказывают о компании, о том, как пройдёт первый рабочий день, что нужно иметь при себе и так далее. 
  1. Знакомство. На начальном этапе нужно подготовить нового сотрудника к процессу адаптации и начать с административных моментов: сопроводить с документами, познакомить с куратором, командой, руководителем, рассказать о внутренних правилах, дать доступ к корпоративным сервисам и т.д.
  1. Погружение. Далее нужно объяснить новому сотруднику основные рабочие обязанности: рассказать о его задачах, если нужно, обучить программам и т.д. 
  1. Завершение. Когда сотрудник прошёл программу адаптации, нужно принять решение, остаётся ли он в команде. Для этого можно провести небольшое тестирование, поговорить с руководителем или куратором, провести опрос сотрудников. Кроме того, важно взять обратную связь и от самого новичка: чувствует ли он себя комфортно, удобен ли был процесс адаптации, всё ли ему понятно и так далее. 

Артур Сулейменов, HRBP EFES Kazakhstan, написал чек-лист по внедрению процесса адаптации в организацию — скачать его можно по ссылке.

Оценка процесса адаптации в организации

Чтобы оценить эффективность процесса адаптации, нужно следить за метриками. Эти метрики могут меняться в зависимости от целей процесса и от самой организации.

  • Текучесть сотрудников. Отследите, как менялся уровень текучести до внедрения адаптации в организацию и после.
  • eNPS (employee Net Promoter Score). Такая метрика помогает увидеть удовлетворённость сотрудников процессом — проверьте, в какую сторону она изменилась с внедрением адаптации. Вопросы, касающиеся её, можно задавать в конце процесса адаптации.
  • Обратная связь от сотрудников. Пульс-опросы помогают собрать обратную связь от сотрудников в моменте. При составлении скрипта оставьте открытые вопросы, чтобы у сотрудника была возможность дать свои рекомендации или задать вопросы.
  • Скорость погружения новичков. Оцените, с какого дня новички начинают полноценно выполнять свои задачи и становятся самостоятельными. Сравните эту метрику с периодом до внедрения адаптации в организации.   

Если какой-то из показателей перевесил в негативную сторону, нужно искать причины и доработать этапы процесса адаптации в организации.

В каждой организации свой подход к адаптации сотрудников. Поделимся тремя кейсами, как компании не только погружают новичков, но и автоматизируют процесс, чтобы облегчить коммуникацию и дать всем одинаковую порцию внимания.

Кейс Inventive Retail Group: как чат-боты с интеграцией 1C информируют новичка и собирают обратную связь

Inventive Retail Group — группа компаний в составе холдинга «ЛАНИТ», занимающаяся розничной продажей и дистрибуцией товаров мировых брендов: restore, Samsung, Xiaomi, Street Beat и другими. Для того, чтобы повлиять на текучесть, команда информирует новичков с помощью чат-ботов. Благодаря интеграции бот сам забирает новичков в нужный момент и начинает диалог — например, спрашивает об отношениях с руководителем и делится материалами о компании.

Чат-боты для адаптации в Inventive Retail Group спрашивают про отношения в команде и напоминают о важных шагах
Чат-боты для адаптации в Inventive Retail Group спрашивают про отношения в команде и напоминают о важных шагах

Боты помогают HR-команде собирать обратную связь и вовремя реагировать на проблемы, чтобы больше новичков оставались в компании. Весь процесс длится до 6 месяцев — в зависимости от бренда.

Результаты

Команда структурировала адаптационный процесс и продолжает вести коммуникацию с новичками с помощью ботов.

Читать полный кейс адаптации Inventive Retail Group  

Кейс ТС «Победа»: как чат-боты с интеграцией с 1С помогли в 2,5 раза увеличить количество новичков, системно проходящих адаптацию в организации

ТС «Победа» — федеральная розничная торговая сеть магазинов-дискаунтеров. Каждый месяц компания нанимает 450-500 новичков, и, чтобы качественно погрузить каждого, при этом собирая аналитику о процессе, внедрили чат-ботов для сопровождения, информирования и сбора обратной связи. 

Чат-боты в адаптации в ТС «Победа» имитируют живое общение и уточняют, всё ли новичку понятно
Чат-боты в адаптации в ТС «Победа» имитируют живое общение и уточняют, всё ли новичку понятно 

С помощью чат-бота 2,5 раза увеличили охват новичков, которые системно и дозированно получают персональное внимание и адаптационные материалы. Кроме того, изменились и другие показатели: увеличилась удовлетворенность адаптационным периодом на 3%, уменьшилась текучесть на 2%, увеличилось количество успешно прошедших адаптацию на 5%.

Результаты

Команда довольна выстроенным процессом адаптации и планирует расширять использование чат-ботов. 

Читать полный кейс адаптации в ТС «Победа»

Кейс «Ренессанс Банк»: как автоматизация помогает новым сотрудникам перейти быстрее от теории к практике, а команде — успешно трудоустроить 80% новичков

«Ренессанс Банк» — российский коммерческий банк с 59 отделениями по всей стране. Раньше адаптацию проводили с помощью чек-листов и других материалов, которые часто терялись, а информация забывалась. Сейчас для адаптации команда использует чат-ботов: сопровождение, стажировка, перевод на электронный документооборот.

Чат-боты в адаптации в «Ренессанс Банк» помогают поэтапно изучать информацию о банке и о должности и собирают документы
Чат-боты в адаптации в «Ренессанс Банк» помогают поэтапно изучать информацию о банке и о должности и собирают документы

Чат-боты помогли организовать единый путь сотрудника по этапам процесса адаптации. Благодаря автоматизированной адаптации снизилась нагрузка на HR-специалистов и увеличилась скорость перехода новичков от теории к практике. Среди тех, кто проходит адаптацию через чат-бота, до 80% новичков успешно трудоустраиваются в компанию.  

В «Ренессанс Банке» облегчили процесс адаптации и для HR-специалистов, и для самих новичков — команда подбора не тратит время на рутинные вопросы, а у сотрудников нужная информация всегда находится под рукой.

Читать полный кейс адаптации «Ренессанс Банка»

Процесс адаптации — важный этап и для нового сотрудника, и для организации 

Адаптация помогает новичку преодолеть страх перед новым и быстрее приступить к своим задачам, а компании — быстрее получить продуктивного сотрудника, который поможет на пути к стратегической цели.

Грамотно внедряйте процесс адаптации в вашу организацию, чтобы удержать новых сотрудников и закрывать цели компании. А чтобы оптимизировать его — автоматизируйте этапы адаптации и следите за метриками с помощью чат-ботов.

Источники:

https://press.rabota.ru/52-rossiyskiy-kompaniy-obuchaet-novichkov

https://www.vedomosti.ru/politics/news/2023/12/14/1011030-prezident-podcherknul-chto-bezrabotitsa

https://www.journal.zarplata.ru/more-than-a-third-of-employers-in-russia-are-trying-to-reduce-employee-stress/