У нас большая команда экспертов как в управляющей компании, так и в профессиональных центрах подбора на местах, объём подбора порядка 5000 человек в год. Наша задача — обеспечивать эффективный процесс найма и анализировать ситуацию на внешнем рынке и внутри компании, мониторить причины увольнений. Чтобы решать эти вопросы, нам нужны не только руки рекрутеров, но и другие инструменты, позволяющие оптимизировать процесс, — например, чат-боты!
В статье рассказываю, как всё устроено, какие результаты мы получаем и как ещё используем чат-ботов для улучшения эффективности воронки подбора.
Проблема: трудозатратный процесс exit-интервью
«ЕВРАЗ» — крупная металлургическая компания, предприятия которой добывают руду и производят стальной прокат. Мы — ведущий российский производитель железнодорожных рельсов, стальной балки и многого другого. На данный момент в компании работают более 50 000 сотрудников, наши активы расположены на Урале, в Сибири, Тульской области, а филиалы есть по всей России.
Сначала мы попробовали проводить выходные интервью вручную. Это довольно трудозатратный процесс, и мы не всегда успевали охватить всех, данные получались неполные. К тому же, за время проведения exit-интервью в таком формате мы обнаружили, что многие сотрудники на момент ухода из компании могли не знать об альтернативных вариантах и вакансиях — а это могло бы повлиять на удержание их в компании.
Мы решили автоматизировать процесс, чтобы охватить всех сотрудников и собрать более качественную информацию о них. Для таких целей мы внедрили чат-ботов HR Messenger.
Решение: автоматизация exit-интервью с помощью чат-ботов
Мы проводим exit-интервью у всего рабочего персонала: токари, электрогазосварщики, машинисты и т.д. Чат-бот сам начинает диалог, рассказывает, как будет проходить выходное интервью, и переходит к опросу.
Чтобы удержать сотрудника, чат-бот первым делом спрашивает, готов ли он вернуться в компанию, если ему подберут вакансию.
Далее чат-бот задаёт вопросы обо всех важных деталях: отношение с руководителем, оснащенность рабочего места, график, местоположение и т.д.
Также бот задаёт открытые вопросы, чтобы респонденты поделились проблемами, которые мы могли не учесть в опроснике.
Рекрутеры подключаются к процессу выходного интервью, если среди уволенных сотрудников есть желающие рассмотреть позиции внутри «ЕВРАЗ» — в этом случае они звонят им и предлагают вакансию. А эксперты и методологи анализируют остальные ответы респондентов, выясняют основные «боли» и обрабатывают их.
Дожимаем воронку кандидатов: дополнительные возможности ботов
Кроме нашего основного модуля — exit-интервью — с помощью чат-ботов мы расширяем воронку кандидатов. Для этого мы обрабатываем базу бывших сотрудников, возвращаемся к соискателям, которые выпали из воронки, и собираем обратную связь о рекрутинге, чтобы оценить процесс глазами соискателя.
Обработка базы кандидатов, которые ушли из компании
Мы проанализировали базу сотрудников, покинувших компанию за несколько лет, и поняли, что часть из них точно могут снова стать нашими сотрудниками. Мы исключили пенсионеров и тех, кто не оставил своих личных контактов, таким образом, осталось порядка 1500 человек — все они являлись нашими потенциальными кандидатами.
Чтобы позвонить каждому и выяснить его готовность вернуться в «ЕВРАЗ», нам понадобилось бы примерно 15,5 рабочих дней по 8 часов без перерыва. Вместо этого мы загрузили контакты в чат-бот и провели опрос о том, готовы ли наши бывшие сотрудники вернуться в компанию, если в ближайшее время им предложат вакансию. Порядка 300 человек ответили положительно — с ними мы связались и пригласили на интервью. В результате мы вернули 30 бывших сотрудников в компанию!
Возвращение выпавших из воронки кандидатов
Если кандидат перестал отвечать после первичной коммуникации, с помощью чат-бота мы отправляем сообщение с уточнением актуальности вакансии.
Такой подход помогает нам не терять кандидатов и понимать, на каком этапе подготовки к трудоустройству они находятся.
Сбор обратной связи о проведенном собеседовании
С помощью чат-бота мы узнаём, как прошло собеседование. Чат-бот спрашивает у кандидата общее впечатление от интервью, качество работы HR-специалиста, время ожидания собеседования и т.д.
Так мы анализируем наш процесс подбора и определяем проблемные места.
Результаты: боты помогают улучшать компанию на основе развёрнутых данных от сотрудников
Чат-бот по exit-интервью помогает нам не только собирать обратную связь о процессах, но и возвращать сотрудников. Для наших коллег из C&B выходное интервью служит одним из источников информации о ситуации на рынке труда — благодаря нему они могут выстраивать конкурентную систему компенсаций. Кроме того, развернутая обратная связь от сотрудников «подсвечивает» проблемные места и позволяет оперативно реагировать на них.
Например, благодаря синергии чат-ботов и наших внутренних инструментов мы выяснили, что не всем сотрудникам удобно добираться до работы, поэтому мы организовали дополнительные маршруты автобусов.
Чат-боты — один из источников информации для улучшения процессов
Чат-боты помогают нам собирать обратную связь о процессах в компании и возвращать сотрудников обратно, не отвлекая рекрутеров на проведение самого выходного интервью. Также с помощью такого инструмента мы держим постоянную коммуникацию с кандидатами, не упуская их.
Сейчас мы работаем над интеграцией чат-ботов с Хантфлоу, чтобы упростить передачу данных кандидатов. А в дальнейшем планируем задействовать чат-ботов и в реферальной программе.