Мы уже не раз рассказывали о кейсах, когда чат-боты помогали автоматизировать общение с кандидатами на массовые позиции. Однако многие наши клиенты не останавливаются на масснайме и с помощью ботов автоматизируют общение и с кандидатами на профильные позиции.
На примере кейса «билайн» покажем, как чат-боты стали незаменимыми помощниками в профподборе благодаря индивидуальному подходу и не только. В статье делимся лайфхаками и советами по применению автоматизации найма на профильные позиции от инициаторов внедрения чат-ботов — Ирины Дорофеевой, продакт менеджера в «билайн», и Светланы Ерошиной, менеджера по развитию систем управления персоналом в «билайн».
Проблема: высокие трудозатраты на первых этапах воронки
«билайн» — одна из крупнейших цифровых компаний России. Компания предоставляет услуги по развитию технологий искусственного интеллекта, больших данных и IoT, а также применению этих технологий в финтехе, медицине и умных городских решениях. В компании работает более 27 000 сотрудников.
Команда профподбора, состоящая из 64 специалистов, закрывает около 4 500 вакансий в год в различных направлениях бизнеса: от ИТ до поддерживающих функций. При этом рекрутеры не всегда успевали быстро реагировать на отклики, так как их могло приходить до 1000 на одну вакансию. К тому же, необходимо было выделить время на холодный поиск и работу с найденными кандидатами.
Чтобы разгрузить рекрутеров, повысить эффективность подбора и быстрее возвращаться к кандидатам с обратной связью, команда решила автоматизировать рутинные операции.
Решение: внедрение чат-ботов, интеграция с «Поток Рекрутмент», применение нескольких сценариев для одной вакансии
Команда ведёт подбор в «Поток Рекрутмент», куда попадают кандидаты из 20 различных источников, включая отклики с работных сайтов и холодный поиск. Когда появились чат-боты, их сразу же интегрировали с ATS-системой, чтобы сократить количество ручных действий. Теперь кандидат попадает в «Поток Рекрутмент», оттуда его забирает чат-бот, проводит опрос по сценарию и возвращает обратно в «Поток Рекрутмент» уже с новым статусом.
При необходимости команда подключает на одну вакансию несколько ботов: по обработке откликов и недозвонов, а также по коммуникации с холодными кандидатами.
Боты срабатывают автоматически в зависимости от статуса и помогают минимизировать работу рекрутера на первых этапах воронки.
Если же у кандидата нет WhatsApp или он отказывается общаться с ботом, рекрутер видит это и самостоятельно связывается с соискателем.
Чат-бот для обработки откликов
Чат-бот общается с кандидатами, задавая вопросы, предлагая технические задания и оценивая их опыт. Если кандидат подходит, бот переводит его на этап телефонного собеседования и уведомляет рекрутера, а нерелевантным откликам — отказывает. Переписка с ботом сохраняется в системе, позволяя рекрутеру просматривать ответы кандидатов и принимать решения. Все действия с кандидатом, включая отказы, фиксируются в «Поток Рекрутмент», экономя время рекрутера и сохраняя полную аналитику по работе с кандидатом.
Чат-бот для взаимодействия с холодными кандидатами
Если кандидата нашел рекрутер или автопоиск, то бот взаимодействует с ними по сценарию обработки холодных контактов.
Бот рассказывает о вакансии, задавая дополнительные вопросы и продвигая их по воронке. Тем временем рекрутер просматривает заинтересованных кандидатов на этапе телефонного интервью и начинает созваниваться с ними, назначая встречи.
Если кандидата заинтересовала вакансия, чат-бот проводит опрос по требованиям к вакансии, запрашивает портфолио соискателя и предупреждает о звонке рекрутера.
Чат-бот для обработки недозвонов
Если не удается связаться с соискателем, рекрутер отмечает это в системе статусом «недозвон». Бот связывается с этими кандидатами, выясняет их заинтересованность в вакансии, удобное время для звонка и фиксирует эту информацию в «Поток Рекрутмент».
Чат-боты для обратной связи
Если кандидат не подошел по каким-то требованиям, то в конце каждого из сценариев — по обработке откликов, холодной базы и недозвонов — бот сразу пишет ему об этом. Так команда быстро даёт обратную связь кандидату, чтобы тот не тратил время на ожидание.
Также в конце каждого сценария чат-бот собирает обратную связь об удобстве общения с чат-ботом.
Так блок HR анализирует процесс подбора глазами кандидата и улучшает его.
Результаты: нагрузку на рекрутеров снизили в среднем на 200 рабочих часов в месяц, а 50% кандидатов получает обратную связь мгновенно
С внедрением чат-ботов рекрутеры не тратят время на рутинные операции и общаются только с релевантными кандидатами. А интеграция «Поток Рекрутмент» с чат-ботами полностью убирает ручные действия и помогает рекрутерам работать в одном окне — такие автоматизированные действия экономят подбору более 200 часов в месяц.
Благодаря чат-ботам более 50% кандидатов получают обратную связь на отклик в течение получаса (это зависит от скорости реакции кандидата на сообщения чат-бота). Кроме того, команда сама регулярно собирает обратную связь от кандидатов и получает хорошие отзывы. Например, команда подбора использовала ботов на узкопрофильных позициях, таких как юрисконсульт по судебным делам и IT-специалист. Изначальные гипотезы о том, что такая категория кандидатов будет неохотно общаться с ботами, не подтвердились.
На каждой вакансии в среднем по 40-50 недозвонов, и с помощью чат-бота команда экономит около часа работы рекрутера по каждой вакансии. Также бот по недозвонам помогает активировать кандидатов и возвращать их в воронку. Например, по вакансии старший рекрутер было 150 недозвонов — из них 31 кандидата вернули в воронку, а 1 дошел до финального этапа.