На рынке с большой конкуренцией за персонал важно иметь возможность быстро реагировать на отклики и возвращаться с обратной связью. Это довольно сложно, и, чтобы рекрутеры не выгорали от необходимости постоянно быть на связи, задачу можно оптимизировать.
Мы внедрили автоматизированных чат-ботов в систему подбора. В статье я расскажу, как чат-боты работают в связке с ATS-системой, какие результаты показывают и как изменилась рутина наших рекрутеров.
Проблема: ручная обработка кандидатов
«Балтика» — пивоваренная компания, которая производит товары народного потребления. Организация появилась на рынке России более 30 лет назад, и сейчас на заводах в 8 городах страны работает около 9000 сотрудников.
![Структура компании](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/05/Балтика-06-1024x398.jpg)
Из-за объёма производства компания постоянно нуждается в сотрудниках, которые распространяют нашу продукцию, — торговых представителях и мерчендайзерах. В зависимости от сезонности потребности варьируются от 100 до 200 сотрудников в месяц.
Цепочка найма выглядела так: кандидат откликался на работных сайтах, отклики падали в ATS-систему «Поток», а оттуда рекрутеры обзванивали всех кандидатов и вручную проставляли статусы.
![](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/05/MicrosoftTeams-image-1-1024x489.jpg)
Наша команда состоит из шести рекрутеров. На прозвон и внесение данных уходило от полутора (если кандидат оказывался нерелевантным) до десяти минут (если кандидат подходящий и рекрутер проводил первичное интервью). Чтобы оптимизировать процессы и сэкономить время, мы задумались о внедрении инструмента автоматизации.
Помимо решения бизнес-задач, мы хотели, чтобы инструмент помог усилить наш HR-бренд, показав нашу компанию с продвинутой стороны.
![Цели внедрения инструмента автоматизации](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/05/Балтика-04-1024x489.jpg)
Для выполнения таких целей мы решили внедрить чат-ботов HR Messenger.
Решение: интеграция чат-ботов с ATS-системой «Поток»
Мы внедрили чат-ботов в процесс подбора и интегрировали их с ATS-системой. Теперь отклики, которые падают с работных сайтов в «Поток», автоматически обрабатываются чат-ботами. А рекрутеры берут в работу только релевантных для вакансии кандидатов.
![](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/05/MicrosoftTeams-image-1024x489.jpg)
Для сценария чат-ботов мы воспользовались готовыми шаблонами HR Messenger и адаптировали их под свои требования.
Чат-бот представляется и рассказывает о вакансии.
![Чат-бот приветствует кандидата и знакомит с вакансией и требованиями к ней](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/05/скрин.jpg)
После он задаёт несколько вопросов по требованиям к вакансии. А в завершении диалога предупреждает кандидата, что к нему вернутся с обратной связью в течение трёх дней.
![Чат-бот задаёт вопросы по требованиям к вакансии и оповещает о сроке обратной связи](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/05/2023-04-11_07-57-18.png)
После завершения диалога чат-бот возвращает кандидатов в «Поток» под новыми статусами, по которым рекрутеры видят подходящих для вакансии соискателей. Это очень удобно, потому что не нужно заходить в каждого кандидата и анализировать их ответы боту.
![Чат-бот распределяет кандидатов по статусам в «Поток»](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/05/photo_2023-05-04_16-08-26-1024x130.jpg)
Результаты: быстрая реакция на отклики и перевыполненный KPI
Конверсия в завершение чат-ботов в среднем составляет 62% — это очень хорошие показатели. Также мы обратили внимание, что 95% завершивших бота кандидатов отвечают на звонки рекрутеров — бот предупреждает о том, что им позвонят, и недозвонов стало значительно меньше. И, что самое главное, за первый квартал 2023 года мы перевыполнили свой KPI: 93% вакансий закрыты в срок при цели 85%.
![Количественные результаты использования чат-ботов](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/05/Балтика-05-1024x489.jpg)
Благодаря интеграции чат-ботов с «Поток» наши кандидаты мгновенно получают реакцию на отклик — это помогает не потерять соискателей. С появлением чат-ботов рекрутеры не тратят время на прозвон нерелевантных кандидатов и на ручной ввод данных в ATS-систему. Также автоматизация до нуля снижает вероятность ошибок, которые могли бы сделать рекрутеры при ручной работе.
![](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2024/05/Frame-427320138-3-1024x278.png)
Помимо решения бизнес-задач, чат-боты влияют и на HR-бренд компании. Использование автоматизации помогает позиционировать себя как компанию, следующую современным digital-трендам.
![Качественные результаты автоматизированной интеграции](https://blog.hrmessenger.com/wp-content/uploads/2023/05/Балтика-08-1024x489.jpg)
Автоматизированный рекрутинг в связке чат-ботов с «Поток»
Чат-бот — отличный источник для быстрой коммуникации с кандидатами. Это гибкий инструмент, который вписался в нашу систему подбора, интегрировавшись с ATS-системой. Автоматизированные чат-боты помогли оптимизировать процессы рекрутеров и уделять внимание каждому кандидату. Мы довольны работой чат-ботов.