Кейс «Балтика»: как интеграция чат-ботов с «Поток» подняла дозваниваемость до 95% и помогла перевыполнить KPI по закрытию вакансий

Анна Обоскалова, супервайзер по подбору и адаптации персонала
Кейс «Балтика»: рекрутинг

На рынке с большой конкуренцией за персонал важно иметь возможность быстро реагировать на отклики и возвращаться с обратной связью. Это довольно сложно, и, чтобы рекрутеры не выгорали от необходимости постоянно быть на связи, задачу можно оптимизировать. 

Мы внедрили автоматизированных чат-ботов в систему подбора. В статье я расскажу, как чат-боты работают в связке с ATS-системой, какие результаты показывают и как изменилась рутина наших рекрутеров.  

Проблема: ручная обработка кандидатов

«Балтика» — пивоваренная компания, которая производит товары народного потребления. Организация появилась на рынке России более 30 лет назад, и сейчас на заводах в 8 городах страны работает около 9000 сотрудников. 

Структура компании

Из-за объёма производства компания постоянно нуждается в сотрудниках, которые распространяют нашу продукцию, — торговых представителях и мерчендайзерах. В зависимости от сезонности потребности варьируются от 100 до 200 сотрудников в месяц. 

Цепочка найма выглядела так: кандидат откликался на работных сайтах, отклики падали в ATS-систему «Поток», а оттуда рекрутеры обзванивали всех кандидатов и вручную проставляли статусы.

Наша команда состоит из шести рекрутеров. На прозвон и внесение данных уходило от полутора (если кандидат оказывался нерелевантным) до десяти минут (если кандидат подходящий и рекрутер проводил первичное интервью). Чтобы оптимизировать процессы и сэкономить время, мы задумались о внедрении инструмента автоматизации. 

Помимо решения бизнес-задач, мы хотели, чтобы инструмент помог усилить наш HR-бренд, показав нашу компанию с продвинутой стороны. 

Цели внедрения инструмента автоматизации

Для выполнения таких целей мы решили внедрить чат-ботов HR Messenger

Решение: интеграция чат-ботов с ATS-системой «Поток»

Мы внедрили чат-ботов в процесс подбора и интегрировали их с ATS-системой. Теперь отклики, которые падают с работных сайтов в «Поток», автоматически обрабатываются чат-ботами. А рекрутеры берут в работу только релевантных для вакансии кандидатов. 

Для сценария чат-ботов мы воспользовались готовыми шаблонами HR Messenger и адаптировали их под свои требования. 

Чат-бот представляется и рассказывает о вакансии.

Чат-бот приветствует кандидата и знакомит с вакансией и требованиями к ней
Чат-бот приветствует кандидата и знакомит с вакансией и требованиями к ней

После он задаёт несколько вопросов по требованиям к вакансии. А в завершении диалога предупреждает кандидата, что к нему вернутся с обратной связью в течение трёх дней.

Чат-бот задаёт вопросы по требованиям к вакансии и оповещает о сроке обратной связи
Чат-бот задаёт вопросы по требованиям к вакансии и оповещает о сроках обратной связи

После завершения диалога чат-бот возвращает кандидатов в «Поток» под новыми статусами, по которым рекрутеры видят подходящих для вакансии соискателей. Это очень удобно, потому что не нужно заходить в каждого кандидата и анализировать их ответы боту.

Чат-бот распределяет кандидатов по статусам в «Поток»
Чат-бот распределяет кандидатов по статусам в «Поток» — рекрутеры сразу видят подходящих соискателей

Результаты: быстрая реакция на отклики и перевыполненный KPI 

Конверсия в завершение чат-ботов в среднем составляет 62% — это очень хорошие показатели. Также мы обратили внимание, что 95% завершивших бота кандидатов отвечают на звонки рекрутеров — бот предупреждает о том, что им позвонят, и недозвонов стало значительно меньше. И, что самое главное, за первый квартал 2023 года мы перевыполнили свой KPI: 93% вакансий закрыты в срок при цели 85%.   

Количественные результаты использования чат-ботов

Благодаря интеграции чат-ботов с «Поток» наши кандидаты мгновенно получают реакцию на отклик — это помогает не потерять соискателей. С появлением чат-ботов рекрутеры не тратят время на прозвон нерелевантных кандидатов и на ручной ввод данных в ATS-систему. Также автоматизация до нуля снижает вероятность ошибок, которые могли бы сделать рекрутеры при ручной работе. 

Помимо решения бизнес-задач, чат-боты влияют и на HR-бренд компании. Использование автоматизации помогает позиционировать себя как компанию, следующую современным digital-трендам. 

Качественные результаты автоматизированной интеграции

Автоматизированный рекрутинг в связке чат-ботов с «Поток»

Чат-бот — отличный источник для быстрой коммуникации с кандидатами. Это гибкий инструмент, который вписался в нашу систему подбора, интегрировавшись с ATS-системой. Автоматизированные чат-боты помогли оптимизировать процессы рекрутеров и уделять внимание каждому кандидату. Мы довольны работой чат-ботов.