Кейс Gloria Jeans: как чат-боты помогают обрабатывать от 3000 до 9000 откликов в месяц и автоматически переносить данные кандидатов в E-Staff

Анастасия Максименкова, руководитель по подбору персонала розничной сети
Кейс: Gloria Jeans

Через нашу команду подбора проходит большой поток кандидатов. На обработку откликов и перенос данных в ATS-систему рекрутеры тратили много времени, часть кандидатов «терялись» в воронке, кто-то оставался без обратной связи. Для решения этих задач мы внедрили в рекрутинг автоматизированных чат-ботов, интегрированных с ATS-системой, на которые ведут QR-коды. Такая связка помогла освободить рекрутеров от обработки откликов и ручного переноса данных, при этом получая релевантных кандидатов и укрепляя HR-бренд.

4 апреля с этим кейсом мы выступили на конференции HRM Expo, где подробно рассказали о жизни автоматизированного инструмента в компании и выиграли второе место! А в статье делюсь подробностями внедрения чат-ботов и их результатами. 

Проблема: тратили время на обработку откликов и переносили данных кандидатов вручную

Gloria Jeans — одна из крупнейших компаний по производству и продаже одежды, которая работает на рынке 35 лет. По России, Беларуссии и Казахстану насчитывается более 670 магазинов, в которых трудится более 7000 сотрудников. Наша команда подбора ежемесячно набирает около 900 сотрудников: продавцы-консультанты, кассиры, администраторы и т.д. В сезон потребность в сотрудниках возрастает до 1500 человек. 

Структура Gloria Jeans

Из-за таких больших объёмов команда подбора при обработке откликов теряла кандидатов в воронке: рекрутеры могли ошибиться при переносе данных, забыть кому-то ответить и т.д. Кроме того, множество кандидатов, которые откликались на наши вакансии, были нерелевантными, но команда подбора всё равно тратила время на скрининг и ручную обработку данных: на каждого из них уходило от трёх минут. А при холодном поиске более 45% кандидатов не отвечали на звонки, что опять же отнимало время отдела подбора.  

Боли команды подбора

Решить эти проблемы нам помогли чат-боты HR Messenger, которые не только мгновенно реагируют на отклики кандидатов и обрабатывают недозвоны, но и интегрируются с нашей ATS-системой E-Staff и передают результаты диалога по каждому кандидату.

Решение: бесшовная интеграция чат-ботов с QR-кодом и ATS-системой

Мы внедрили чат-ботов сразу по двум направлениям в рекрутинге: обработка откликов и обработка недозвонов. 

Чат-бота в рекрутинге в Gloria Jeans

Для таких решений мы разработали сценарии чат-ботов с вопросами по требованиям вакансий, чтобы определить, подходит нам кандидат или нет.

Обработка откликов: боты автоматически обрабатывают отклики и переносят в E-Staff

Для привлечения большего количества кандидатов мы используем QR-коды —  они размещены на баннерах и листовках и ведут на чат-ботов. Боты проводят скрининг кандидатов и передают в ATS-систему результаты общения. 

Путь кандидата в Gloria Jeans

Сами баннеры мы размещаем в торговых центрах, а листовки в магазинах — там, где они будут заметны нашей целевой аудитории. 

Такие листовки с QR-кодами мы разместили в наших магазинах
Такие листовки с QR-кодами мы разместили в наших магазинах

Отсканировав QR-код, кандидат попадает в чат-бота, который рассказывает о вакансии и задаёт вопросы, чтобы определить, подходит кандидат или нет. 

Бот задает кандидату вопросы, которые помогают определить, подходит ли он под требования вакансии
Бот задает кандидату вопросы, которые помогают определить, подходит ли он под требования вакансии
Бот задает кандидату вопросы, которые помогают определить, подходит ли он под требования вакансии
Бот задает кандидату вопросы, которые помогают определить, подходит ли он под требования вакансии

А после завершения диалога чат-бот передаёт в ATS-систему данные о кандидате и проставляет статус, по которым рекрутеры определяют релевантность кандидата — это очень удобно, потому что для дальнейшей работы по воронке можно отфильтровать кандидатов по статусу.

Бот собирает данные о кандидатах и автоматически поставляет их статус в ATS-системе
Бот собирает данные о кандидатах и автоматически поставляет их статус в ATS-системе
Бот собирает данные о кандидатах и автоматически поставляет их статус в ATS-системе

Такой способ поиска кандидатов сокращает их путь. Рекрутеры получают кандидатов, релевантных для дальнейшей коммуникации, а также не тратят время на обработку неподходящих соискателей и внесение данных в ATS. Кроме того, чат-боты не оставляют ни одного кандидата без обратной связи, что только усиливает HR-бренд.

Результаты внедрения связки QR-код+чат-бот+ATS

Обработка недозвонов: боты возвращают кандидатов в воронку

С внедрением чат-ботов теперь и недозвоны не остаются без внимания. Рекрутеры совершают несколько звонков кандидату, если он не отвечает, то контакты кандидата грузят в ботов, а они начинают диалог, проводя скрининг. 

Сценарий чат-бота по недозвонам аналогичен сценарию обработки откликов: бот рассказывает о вакансии и задаёт уточняющие вопросы.

Чтобы кандидаты не выпадали из воронки, в случае недозвона, им пишет бот
Чтобы кандидаты не выпадали из воронки, в случае недозвона, им пишет бот

Рекрутеры берут в работу только подходящих кандидатов. С помощью обработки недозвонов чат-боты догоняют кандидатов и не дают им выпасть из воронки. Также мы замечаем, что кандидаты охотнее ведут общение в переписке, нежели по звонку. 

Результаты внедрения ботов для обработки недозвонов

Сбор обратной связи: боты для проведения опросов вовлечённости сотрудников

Увидев, что кандидаты хорошо реагируют на чат-ботов, мы решили внедрить их и для опроса сотрудников. Через личный кабинет HR Messenger мы грузим контакты сотрудников, после чего бот пишет сотруднику в WhatsApp.  

Преимущества автоматизированных опросов

Чат-боты предупреждают, что опрос анонимный и переходят к вопросам об удовлетворённости компанией. Опрос содержит 14 вопросов, которые касаются условий работы, административных моментов, отношения в коллективе и т.д.

Боты проводят опросы удовлетворенности и уточняют, все ли сотрудника устраивает в работе
Боты проводят опросы удовлетворенности и уточняют, все ли сотрудника устраивает в работе

Опросы мы проводим по всем регионам страны — это помогает увидеть слабые места для их проработки и сильные стороны для поддержания фокуса. Благодаря автоматизированным опросам мы провели глобальный мониторинг, на основе которого повысили заработные платы действующим сотрудникам и начали улучшать зоны отдыха на рабочих местах.

Результаты внедрения автоматизированных опросов вовлечённости и удовлетворённости сотрудников

Автоматизированный рекрутинг с интеграцией с ATS-системой

Чат-боты с интеграцией с ATS-системой обрабатывают более 3000+ кандидатов в месяц без увеличения штата рекрутеров и экономят время на ручной обработке данных кандидатов. Боты обрабатывают отклики, связываются с теми, до кого не смогли дозвониться, проводят скрининг и собирают обратную связь. Такие инструменты сокращают путь кандидата и усиливают HR-бренд компании благодаря мгновенной обратной связи. Чат-боты — гибкий инструмент для автоматизации ваших уже выстроенных процессов.