Мы внедрили чат-ботов с первого касания до трудоустройства, и теперь рекрутеры могут обрабатывать больше откликов и связываться с большим количеством кандидатов.
Какие сценарии ботов помогают нам дожимать воронку? Какие возможности ботов помогают привлекать дополнительный поток кандидатов? Рассказываю об этом в статье.
Проблема: большое количество откликов и низкая дозваниваемость до кандидатов
Центр внедрения «Протек» — ведущий фармацевтический дистрибьютор России (входит в ГК «ПРОТЕК»). Логистическая структура охватывает все регионы России и позволяет доставлять лекарства и товары для красоты и здоровья в любую точку. Компания основана в 1990 году, и на данный момент у нас трудоустроено около 4000 человек. У нас 42 филиала, более 200 000 м2 складских помещений, для которых в основном и требуются новые сотрудники.
Ежемесячно в регионах мы закрываем по 20-30 вакансий, а в Москве — от 50 до 120. И в какой-то момент мы поняли, что команда подбора просто не успевает обрабатывать отклики, и кандидатам приходится ждать ответ. Была ещё одна проблема — увеличилось количество недозвонов, и когда рекрутеры совершали по 100 звонков ежедневно, а им никто не отвечал, они просто выгорали.
Тогда мы решили внедрить чат-ботов HR Messenger и автоматизировать процессы подбора.
Решение: чат-боты с интеграцией с ATS-системой, портал вакансий и реферальная программа
Основные вакансии, которые мы закрываем с помощью чат-бота, — кладовщик, сборщик, грузчик, водитель и т.д. Мы внедрили чат-ботов на эти вакансии и интегрировали их с E-Staff. Теперь кандидат откликается на Авито Работе и HeadHunter, его забирает чат-бот, проводит опрос и создает карточку в E-Staff.
Нам важно не просто обработать отклик кандидата, а удержать его в компании. Для этого чат-боты коммуницируют с соискателями с первого касания и до этапа трудоустройства, дожимая воронку.
Чат-бот для обработки откликов
У нас минимальные требования к кандидату, поэтому мы используем простой сценарий. Чат-бот представляется кандидату, рассказывает о вакансии, проводит опрос и предупреждает о звонке HR-специалиста.
Если кандидат подошёл под критерии вакансии, рекрутер звонит кандидату и записывает его на собеседование.
Если кандидат не ответил на звонок, то после 2 контрольных звонков кандидат переводится на статус «недозвон», откуда бот забирает для дальнейшей коммуникации.
Чат-бот для недозвонов
Чат-бот представляется, говорит о том, что до кандидата не смогли дозвониться, и уточняет актуальность вакансии. Если кандидат подтверждает интерес, чат-бот снова предупреждает о звонке рекрутера и предлагает связаться самостоятельно.
Чат-бот для напоминания о собеседовании
За 2 часа до собеседования чат-бот напоминает кандидату о собеседовании и уточняет, придёт ли он. Если кандидат подтверждает встречу, чат-бот высылает список нужных документов и подробный адрес.
Если же кандидат отказывается от встречи, то чат-бот предлагает перезаписаться на другой удобный слот и оставляет контакты для связи.
Голосовой помощник и портал вакансий
Если же кандидат звонит в выходные, то ему отвечает голосовой помощник и предупреждает, что для продолжения диалога напишет в WhatsApp. Там чат-бот предлагает пройти на портал вакансий и откликнуться на понравившуюся вакансию.
Когда кандидат откликается на вакансию, он попадает в сценарий по обработке откликов, проходит опрос и ожидает звонка рекрутера.
Реферальная программа
Чтобы привлечь дополнительный поток лояльных кандидатов, мы внедрили реферальную программу. На складах мы разместили баннеры с QR-кодами, ведущими на чат-бота, и с информацией по реферальной программой.
Кандидат или сотрудник сканирует QR-код, он попадает в диалог с ботом, где оставляет контакты рекомендуемого. А чат-бот собирает рекомендации и предупреждает, что с участником реферальной программы свяжется HR-специалист.
Так мы получаем лояльных кандидатов, которых легче привлечь и удержать в компании.
Результаты: расширили верхний уровень воронки
Боты облегчают работу рекрутеров, потому что обзвонить все отклики моментально просто нереально. У нас выросли объемы найма, ведь благодаря чат-ботам мы смогли расширить верхний уровень воронки: в начале работы с ботами у нас было около 1000 диалогов в месяц, а сейчас — около 5000.
Чат-боты по напоминаниям помогают охватить всех кандидатов одновременно и предупредить их за 2 часа до собеседования — это помогло увеличить количество проводимых собеседований. А боты по недозвонам вернули 30% кандидатов в воронку — тех, с кем мы никак не взаимодействовали до использования ботов, поэтому их могло вовсе не быть.
Есть и ещё один плюс использования ботов — они показывают прогрессивность компании и её подходов к взаимодействию с сотрудниками.
Сами рекрутеры тоже довольны результатами ботов.
Чат-боты удерживают кандидатов в воронке
Благодаря сопровождению кандидатов с помощью чат-ботов мы удерживаем соискателей в воронке, а также возвращаем тех, кого могло и не быть. В выходные и праздничные дни наши кандидаты не остаются без внимания и получают быструю обратную связь. А на портале вакансий кандидат может выбрать любую другую понравившуюся позицию и откликнуться на неё.