Бизнес компания Danone растёт, конкуренция на рынке усиливается и, как многие компании на рынке, мы ищем молодых специалистов, готовых принять вызов и работать в быстро меняющемся бизнесе. Отбор в программу Danone Young Pro сформировался в отдельный процесс со своим подготовительным этапом, активной фазой рекрутмента и последующей поддержкой и развитием, как участников программы, так и менеджеров.
Мы тратили много времени на ручную обработку большого количества кандидатов. В 2022 году искали инструмент, который мог закрыть рутинные процессы и позволить нашей команде сфокусироваться на других важных бизнес задачах. В статье я расскажу, с чего начался наш путь поиска автоматизации для программы Danone Young Pro, какие цели преследовали и какие результаты получили.
Danone Young Pro: старт программы и её цели
Danone Young Pro — программа ускоренного развития молодых специалистов, которая за 1,5 года помогает выпускнику ВУЗа стать профессионалом в выбранной специальности. Первый запуск программы был в 2019 году. С 2019 года и до сегодняшнего времени цели программы не изменились, так как бизнес в Казахстане и Центральной Азии динамично растёт. Программа закрывает новые вакансии подготовленными специалистами, а также развивает текущих менеджеров и укрепляет бренд работодателя.
В качестве кандидатов для программы мы рассматриваем выпускников бакалавриата и магистратуры в возрасте 21-25 лет со знанием английского языка. В рамках программы участники могут поработать в трех разных отделах в Центральном Офисе или на заводе в зависимости от своей специальности. Ребята в течении 1,5 лет каждые 6 месяцев переходят с одного отдела в другой при достижении поставленных бизнес целей и целей по развитию. С выбором следующего отдела им помогает руководитель и менеджер программы в рамках диалога на карьерных консультациях. Участие в программе — это полноценная работа, ежедневное решение поставленных задач и постоянное развитие и поддержка от руководителя и ментора. По окончанию программы ребята получают предложение о работе специалистом или супервайзером.
До 2022 года отбор на программу шёл полгода, и из них 2-2,5 месяца уходило на сбор заявок. Вакансии размещались на сайте по поиску работы, также подключали таргетированную рекламу в инстаграм, которая тоже вела на сайт по поиску работы. Рекрутер вручную отбирал резюме кандидатов, смотрел, подходит ли они под наши критерии. Если кандидат подходил, то ему делали приглашение на тесты способностей. Если кандидат проходил тест, то эти данные грузили на тест на знание английского языка. После прохождения теста, подготовка к ассессмент центру длилась месяц. Дальше кандидат проходил интервью, получал предложение о работе и выходил на ориентационную программу.
В этом году у нас стояла цель — максимально оптимизировать процесс найма. Для этого мы должны были быстро и с наименьшими ресурсами набрать участников программы. С этим запросом мы пришли к HR Messenger и завели бота для обработки заявок кандидатов.
Чат-бот: как работает и что показывает
Стандартно мы задействовали сайт по поиску работы, посты в инстаграм, таргетированную рекламу и QR-коды на ярмарках вакансий. С инстаграма, таргетированной рекламы и по QR-коду кандидат сразу попадал в чат-бот, где отвечал на вопросы и оставлял заявку для участия в программе.
Каждый кандидат — потенциальный потребитель наших продуктов, поэтому мы хотели создать атмосферу доброжелательного бренда с помощью дружелюбного стиля общения.
Также с сайта по поиску работы рекрутер сам проводил первичный скрининг кандидатов с целью поиска кандидатов с редкими техническими специальностями. Подходящим кандидатам приходило шаблонное письмо со ссылкой на бота.
Автоматизированный процесс подачи заявки упростил этот этап и увеличил количество заявок. Мы тестировали и меняли диалоги бота 4 раза. Изначально в нём была подробная информация об истории компании и рекомендации по прохождению всех этапов отбора. Мы заметили, что из-за большого объёма информации у нас конверсия была 63%: молодые люди не дочитывали до конца и не завершали бота. Но через 4 итерации оптимизировали и адаптировали бота, сократив информацию под нашу целевую аудиторию, что позволило держать конверсию 81-92% до конца приёма заявок.
Бот параллельно вёл аналитику пути кандидата, по которому мы следили:
- с какого канала к нам пришли кандидаты;
- сколько кандидатов прошли бота до конца;
- сколько кандидатов отказались;
- сколько кандидатов не подошли по требованиям программы;
- по какой причине не подошли.
Полученные заявки рекрутер грузил в сценарий чат-бота, где бот рассказывал о самой программе Danone Young Pro: что включает в себя, какие условия и задачи.
В бота мы «зашили» вопросы, определяющие, насколько кандидаты подходят нам по ключевым требованиям. Если кандидат не подходил — быструю обратную связь ему тоже давал чат-бот на каждом этапе отбора.
Дополнительно мы добавили вопросы, которые помогут нам в будущем качественно инвестировать бюджетные средства на продвижение программы.
И в завершении диалога рассказывали, какие этапы ожидаются для кандидата.
Это мы делали для того, чтобы кандидат знал: какой этап идёт за каким и был подготовлен.
Чат-бот и кандидаты
Мы постоянно собирали обратную связь о боте от кандидатов: и лично, и в финальном сообщении чат-бота.
Также мы проводили анализ ответов по чат-боту и убедились, что большинство кандидатов остались довольны общением с ботом.
Нам важно было мониторить и интерес кандидатов к автоматизации, потому что есть конкуренция с другими компаниями в диджитализации. 40 из 39 финальных кандидатов ответили, что они заряжены и ждут с нетерпением дальнейших этапов программы.
Я увидел программу Danone Young Pro на работном сайте, познакомился с компанией, подал заявку и прошёл все этапы программы. Бот отлично продуман: наводит вопросы так, что сразу понятно, что нужно делать. Запомнился интересный и дружелюбный стиль общения бота.
Алихан Балтабай, специалист программы Danone Young Pro
Я проходила отбор по программе Danone Young Pro, прошла этапы, но по личным причинам не смогла поехать в ассессмент центр, поэтому не получилось остаться в компании. С ботом я сталкивалась впервые, общение лёгкое, удобное. Вся информация была в чате, в любое время можно было зайти и почитать нужную информацию.
Зарина Кажимукан, выпускница Назарбаев университета, финалистка программы Danone Young Pro
Результаты чат-бота
С чат-ботом уходило до 2-х часов на обработку респондентов в сценарий чат-бота с отсекающими вопросами и администрированием, когда до бота рекрутер сидел целыми днями, отбирал, скачивал и обрабатывал резюме. Мы уложились в 3 месяца на этапе основновного отбора кандидатов, а раньше на это уходило 5 месяцев.
В текущем году мы добавили этап интервью с HR, так как за три года подбора в программы мы уже поняли, какой профиль кандидата нам нужен — это позволило нам провести один Центр Оценки вместо 10, сэкономив время участвующих менеджеров на данном этапе. На интервью с HR участвовало 38 человек, из них мы отобрали 11 для участия в Центре Оценки, из которых только 4-ым сделали предложение о работе.
Советы по внедрению чат-бота
Процесс рекрутмента трудозатратный, и в данном процессе много рутинных операций, которые можно доверить автоматизированным системам, как чат-бот. Я написал список рекомендаций, основанный на своём опыте в рамках данного проекта:
- Быть смелее и пробовать инструменты, доступные на рынке. Для этого важно понять, как он работает и что может автоматизировать — это поможет рационально его использовать.
- Сформировать и следовать конечной цели. Автоматизировав процесс подбора, мы облегчили путь кандидата и работу рекрутера.
- Думать о развитии и диджитализации внутренних процессов. Автоматизация уменьшает влияние человеческого фактора и помогает нам быстрее достигать бизнес задач.
- Чаще менять визуалы в рекламной кампании. Для поддержания интереса на высоком уровне, нужно менять визуалы каждые 10 дней, потому что целевой аудитории надоедает однообразие, и они ищут что-то новое.
- Дозированная подача информации в диалогах бота. Лучше заходят короткие содержательные тексты с призывом к действию. Перегрузив информацией, есть риск, что кандидат не дойдёт до конца диалога.
- Адаптироваться под целевую аудиторию. Изучите конечного пользователя, чтобы под него создать сценарий чат-бота или подстроить любой инструмент автоматизации — это повышает конверсию.
- Следить за аналитикой. Аналитика показывает, правильно мы идём к цели или нет. Если нет, указывает на слабые стороны в цифрах, а на их основе мы меняем путь к цели.
Мы выбираем чат-бот
Я остался доволен работой чат-бота, потому что он справился с задачами, которые были поставлены перед нами. Чат-бот стал нашим помощником в рутинных процессах, который уменьшил нагрузку на рекрутера и команду. Молодёжь активно использует мессенджеры вместо электронной почты, и мы, как компания, используем данный тренд для контакта с ними. Это облегчает процесс откликов на вакансию, а также позволяет анализировать каждый этап отбора и предоставлять своевременную обратную связь для укрепления бренда работодателя.